Comment établir une short list de candidats ?
Short list : définition
Est-il bien nécessaire de définir la « short list de candidats » ? Sans surprise, c’est une liste courte de candidats 😏 Et avec un petit effort de contextualisation : ce sont les quelques candidats retenus pour la ou les dernières étapes du recrutement, et parmi lesquels se trouvent (très probablement) la future recrue. Par conséquent :
- On parle bien d’une poignée de 2 à 4 candidats. Sinon, ce n’est plus une short list, c’est une liste tout court ! Il y a quelques étapes avant cela, avec une démarche qui débute dès le sourcing… et même avant. Pour passer tout ça en revue, rendez-vous dans notre rubrique Sourcing & Recrutement.
- Ces candidats ont été sélectionnés au fil de la démarche de recrutement parmi les dizaines voire les centaines de postulants. Ce sont donc (normalement) les « meilleurs« candidats. On verra ce que ça veut dire… et comment finir le boulot pour avoir le/la meilleur·e 🏁
- Parmi eux, il y a votre recrue… mais pas à tous les coups. Et c’est là qu’on révèle la plus grande vérité sur le recrutement (on exagère à peine) : l’essence du recrutement, c’est de prendre une décision, pas de comparer des candidats. L’élu·e n’est pas obligatoirement dans cette short list-ci… mais peut-être dans la suivante ⏭
« Donc la short list, c’est simplement le moment du recrutement où l’on doit choisir entre les derniers candidats restants... » Et bien non, et même deux fois non :
- Comme dit juste au-dessus, c’est un moment où l’on fait un choix… mais pas nécessairement entre les candidats restants. Parce qu’on peut aussi faire le choix de ne retenir aucun d’entre eux, et de relancer un cycle de recrutement pour trouver LA bonne recrue.
- Le plus souvent, la short list est bien un moment du recrutement, qui se présente naturellement après quelques étapes de sélection. Cependant, ce n’est pas un passage obligé. Et oui ! À condition de lutter contre un instinct très présent en recrutement : le besoin de (points de) comparaison.
« Il n’y a qu’une comparaison qui compte : les référentiels du candidat vs. les référentiels de l’entreprise/du poste. »
Définir une short list de candidats : méthode & critères
Revenons un instant sur ce que l’on vient d’écrire, et qui peut paraître un peu surprenant. Est-ce que l’on veut dire que l’on peut se passer d’une short list ? Qu’il y a d’autres manière de recruter que d’avoir, à un moment donné, une short list de candidats ? Oui, c’est à peu près ça. En fait :
- Souvent, un recrutement se déroule par cycle. C’est-à-dire que l’on va dérouler une démarche complète avec un panel de candidatures remontées des premières actions de sourcing. C’est un fonctionnement par vague : on fait une première vague d’entretiens téléphoniques, puis une première vague d’entretiens physiques, etc., jusqu’à choisir parmi une short list de candidats.
- Et il y aussi la démarche en continu. C’est-à-dire que l’on va dérouler la démarche non pas par palier avec l’ensemble des candidats, mais en faisant avancer les candidats indépendamment les uns des autres, au fil de l’eau. Ici, il n’y a pas de logique de short list à proprement dit, un seul (voire le premier) candidat amené en bout de processus peut être votre recrue… même si statistiquement, ce n’est pas le plus fréquent 🧐
De manière générale en recrutement, pour sélectionner, il n’y a qu’une comparaison qui compte : les référentiels du candidat vs. les référentiels de l’entreprise/du poste. Et puisque c’est la méthode universelle pour (bien) recruter, l’établissement d’une short list suit la même logique. Ainsi, les candidats de la short list sont simplement ceux que vous avez validés lors des premières étapes de recrutement sur les critères et référentiels suivants :
- Les modalités d’exercice du poste : la localisation, la mobilité éventuelle, le statut, le régime/la durée de travail, le mode/l’organisation du travail… et évidemment, la rémunération.
- La culture d’entreprise : les valeurs, la culture managériale, les modes et la dynamique de relation de travail, le rapport au travail et à l’entreprise, etc. En bref, l’adéquation entreprise / candidat.
- Des compétences fondamentales du poste : la maîtrise d’outils ou d’une langue, des compétences métiers, des hard skills et des soft skills… qui ont fait l’objet d’une première évaluation.
- L’appétence : sont réunies derrière ce terme à la fois l’envie, le désir du candidat d’évoluer dans le poste et dans l’environnement que vous proposez, et son inclination naturelle à le faire… ce qui renvoie aussi à son potentiel d’épanouissement et de plaisir dans ce poste.
Que reste-t-il alors à évaluer chez les candidats en short list ? En somme, la ou les dernières étapes visent 3 choses :
- Confirmer les candidats sur les dimensions précédemment évaluées, en sondant plus loin, en particulier sur les compétences requises par le poste.
- Projeter les candidats dans les 6 premiers mois, et anticiper la relation manager-managé, la prise de poste et la montée en compétences, la capacité d’intégration.
- Séduire les candidats, parce que le meilleur moyen de garder la maîtrise de la décision, c’est aussi d’être choisi par les candidats.
Au fond, les questions auxquelles il reste à répondre à ce stade sont : Est-ce qu’on ne part pas de trop loin avec ce·tte candidat·e ? Est-ce qu’on a envie de travailler avec ce·tte candidat·e ? Est-ce que ce·tte candidat·e a envie de travailler avec nous ?
« Une prise de référence doit être considérée pour ce qu’elle est : un avis contextualisé propre à un évaluateur. »
Que fait-on des candidats en short list ?
Sélection des candidats en short list
Après un sourcing exemplaire et quelques étapes de sélection bien menées, vous êtes passé·e de 150 postulants à 3 candidats potentiellement embauchables… vous avez votre short list ! Et maintenant ? Tout (ou presque) reste à faire. On exagère un peu : il ne vous reste plus que 3 étapes à conduire.
#1 : Réaliser 2 prises de référence
À l’issue du premier entretien physique, vous avez récolté auprès du candidat les coordonnées de ses deux derniers managers. L’objectif, c’est de joindre ces référents pour :
- avoir un retour d’expérience global sur la relation de travail à votre candidat ;
- questionner des signaux perçus à l’occasion des premières étapes du recrutement ;
- capter de nouveaux signaux qui n’auraient pas été révélés jusque-là.
Cependant, une prise de référence doit être considérée pour ce qu’elle est : un avis contextualisé propre à un évaluateur. Ainsi, il s’agit d’une source d’informations parmi d’autres… qui ne fait pas à elle-seule une décision, loin de là.
#2 : Sélectionner par un dernier entretien
Comme dit plus haut, ce dernier entretien doit vous permettre de sonder encore un peu plus loin les référentiels du candidat. Et en particulier le référentiel métier. Car à ce stade, il y a en particulier une question à laquelle il faut répondre : est-ce le candidat a suffisamment de « familiarité » avec le poste et son environnement pour être performant dans un délai et avec un « effort managérial » raisonnables ? On parle ici de connaissances, de compétences techniques, de hard skills et de soft skills.
Par conséquent, c’est plutôt lors de cette deuxième rencontre qu’apparaissent les mises en situation, tests et autres assessments. Avant, c’est très consommateurs en ressources (car sur un plus gros volume de candidats), et après… c’est trop tard ⌚. L’efficience, c’est aussi ça l’avantage de la shortlist.
#3 : Valider l’embauche par un échange de validation
Après un temps de prise de décision au cours duquel vous avez retracé le parcours du candidat/des candidats durant la démarche de recrutement, vous avez fait votre choix… et il y a un·e élu·e ! Mais encore faut-il que vous soyez également son élu·e 😏
Pour confirmer ça, prévoyez un échange d’une demi-heure environ avec le manager direct pour valider l’ensemble des conditions d’embauche et concrétiser la relation en signant la promesse d’embauche.
C’est fait ? Vous voilà au bout de votre process de recrutement !
Ça ne se fait pas ? Il y a 2 scénarios possibles :
- Vous avez parmi la short list un second candidat qui est au référentiel de l’entreprise. Ça sera donc lui/elle.
- Vous n’avez pas parmi la short list un second candidat qui est au référentiel de l’entreprise. Il n’y a plus qu’à relancer un cycle… ou à reproduire ces étapes avec d’autres candidats que vous aviez fait avancer en parallèle.
Relation aux candidats en short list
#1 : Mettre du rythme
Il n’y a rien de plus rageant que d’avoir mis le grappin sur le/la candidat·e idéal·e, et de le/la voir filer vers une autre opportunité 😤 Sachez que parfois, ce n’est qu’une question de rythme : premier arrivé, premier servi ! À ce stade, on ne peut plus se permettre d’être lent… il faut enchaîner ! Car allez vite, c’est bon pour l’expérience candidat, et c’est bon pour vous. Alors :
- Informez-vous des échéances des autres opportunités en cours du candidat… et faites-en sorte d’avoir le meilleur timing.
- Faites en sorte que ces dernières étapes de recrutement se déroulent en l’espace de 10 jours maximum.
#2 : Communiquer
Pour l’expérience candidat et pour la performance de votre démarche de recrutement, la communication est évidemment essentielle. Maintenant, elle devient cruciale. Voici quelques règles à suivre :
- On n’est plus dans la communication « à la demande » : on prend les devants, en étant proactif dans la communication, sans attendre les sollicitations.
- En plus de faire systématiquement un retour, on le motive. Informer n’est presque plus suffisant : il faut expliquer, pour que le candidat comprenne.
- Avec les candidats de la short list, les communications écrites sont proscrites ! On échange de vive voix. C’est professionnel, c’est utile (pour capter et traiter les émotions), et c’est apprécié.
#3 : Séduire
Au cours de la démarche, le·s recruteur·s sont davantage clients que fournisseurs. Dire l’inverse serait un brin démagogue, même si c’est bien sûr une question de curseur. Et justement, en parlant de curseur, il est temps de le déplacer un peu plus du côté de la séduction 🤩
C’est maintenant qu’il faut jouer sur la corde sensible : plus d’envie, plus d’émotion… en bref, c’est le moment ou jamais de faire briller les yeux du candidat ! Sans vendre du rêve, car plus dure sera la chute… L’objectif : créer un vrai lien, un début d’attachement à l’entreprise et au manager. Et pour ça, rien de tel qu’un pitch incarné… et préparé 😉
