Prise de poste : pourquoi former ses salariés ?

Prise de poste : pourquoi former ses nouveaux collaborateurs ?

Dans un monde idéal, quand on recrute un nouveau collaborateur, on voudrait qu’il puisse mettre à profit ses compétences dans son nouvel environnement de travail et réussir sa prise de poste en deux trois mouvements.

Dans le monde réel, il y a tout un contexte à prendre en compte qui rend impossible une transition aussi rapide. C’est assez cocasse de valoriser le comportement d’un top manager qui, à son arrivée dans l’entreprise, prend trois mois pour faire un diagnostic avant de passer à l’action et imaginer de l’autre côté qu’un collaborateur doive être en production au bout d’un jour.

En plus de se rendre compte qu’il n’y a pas de compétences parfaites, la prise de poste est le moment idéal pour permettre à votre nouveau collaborateur de prendre ses marques.

Une prise de poste inclut pour votre collaborateur :

• Une nouvelle culture d’entreprise et des valeurs différentes
• Des nouveaux collaborateurs et des nouvelles relations (hiérarchique, métier, service, équipe)
• Des nouvelles missions et périmètres
• Une nouvelle organisation et des méthodes de travail différentes
• Etc.

Bref, une prise de poste inclut beaucoup de changements. Et pour éviter de noyer votre nouveau collaborateur en le lançant dans le grand bain, un accompagnement est nécessaire pour que de 1/ il comprenne son environnement, que de 2/ il se sente valorisé et que de 3 / il puisse monter en compétences efficacement.

Miser sur la formation et pas uniquement sur les compétences, c’est aussi s’assurer de l’engagement de votre talent et de sa fidélisation. Donc, miser sur la prise de poste de votre collaborateur c’est gagnant-gagnant : vous pérennisez votre relation et vous évitez un nouveau recrutement.

Former, oui. Et former de manière pertinente, c’est encore mieux.

Prise de poste : comment former ses nouveaux collaborateurs ?

Avant de parcourir les méthodes de formation qui existent, prenons le temps de comprendre ce qu’il y a derrière ce mot « formation ». Généralement, on a du mal à distinguer « apprentissage », de « formation » et de « sensibilisation ». Certes, il y a des similitudes, mais si chaque mot à un sens, c’est pour une raison 😁

• Apprentissage : ensemble de mécanismes menant à l’acquisition de savoir-faire, de savoirs ou de connaissances qui permettent la montée en compétences de votre collaborateur
• Formation : méthode utilisée pour faire monter en compétences votre collaborateur
• Sensibilisation : mécanisme qui tend à « rendre sensible » sur un sujet pour informer (et non pas former) votre collaborateur

Pour résumer, la formation est une sous-partie de l’apprentissage qui est à la fois organisée et institutionnalisée. C’est une méthode qui permet in fine d’apprendre ou d’approfondir son apprentissage et donc de faire monter vos collaborateurs en performance.

Maintenant qu’on est sur la même longueur d’onde, faisons le tri parmi les multitudes de méthodes d’apprentissage qu’on voit circuler. Taper dans votre moteur de recherches « comment former ses collaborateurs » et vous allez tomber sur une multitude de conseils : formation sur mesure, plan de formation, coach de formation, e-learning, formation à distance, workshop, MOOCS…

Parfois vous aurez l’impression que c’est la meilleure méthode qui existe, parfois vous aurez l’impression que les concepts mis en avant sont très flous comme 1/Elaborer un plan de formations, 2/Faire un suivi et 3/Communiquer. Ok, mais comment concrètement ?    

Pour éviter de vous faire un listing à la Wikipédia et pour vous proposer des méthodes pertinentes que vous pourrez réellement décliner (car le but est bien d’avoir un processus organisé et institutionnalisé), on vous partage ce qu’on connait le mieux : les 4 méthodes d’apprentissage qu’on applique au sein du Talent:Program !

Réussir la prise de poste de ses collaborateurs avec 4 méthodes d’apprentissage

Accompagnez progressivement votre nouveau collaborateur dans sa prise de poste en suivant nos 4 méthodes d’apprentissage. Suivez un processus logique pour maximiser l’intégration de votre salarié et le fidéliser.

1. Theory Learning, commencer avec la théorie

Car oui, il faut bien commencer la formation de votre collaborateur par quelque chose. Et même si certains vont rejeter la théorie, car pas « assez terrain », pour nous le Theory Learning est l’étape numéro 1 pour poser les bases et de donner du sens et un cadre à votre collaborateur.

Former un collaborateur à la théorie même s’il a plusieurs années d’expériences dans ce secteur d’activité ? Oui.

L’apprentissage par la théorie apporte le cadre de référence, les savoirs concrets et abstraits sur une thématique donnée générique au métier et spécifique à votre organisation. À l’occasion de la prise de poste de votre collaborateur, on a vu qu’il serait soumis à de nombreux changements, comprendre son nouvel environnement est donc essentiel.

Imaginons que vous avez recruté un nouveau business developer. Cela vous paraitra insensé de l’emmener sur le terrain dès son premier jour pour aller à l’encontre de vos clients. Même s’il a des savoirs, il ne connait pas votre cible, votre stratégie, vos objectifs de ventes, ou vos outils commerciaux.

La théorie recouvre donc aussi bien le métier de votre nouveau collaborateur, que l’environnement de travail (suivi commercial, système d’information, etc.) et la culture d’entreprise.

Maintenant que vous connaissez les bénéfices du Theory Learning, comment mettre en place cette méthode d’apprentissage ? Vous avez l’embarras du choix : cours magistral, lecture individuelle, MOOC, e-learning… Variez les formats pour variez les plaisirs !

Plus sérieusement, pensez à l’objectif de votre formation et aux messages clés que votre collaborateur doit retenir. Vous pouvez combiner les formats pour être sur que votre collaborateur s’imprègne des savoirs dont il a besoin.

Par exemple, vous pouvez commencer par une présentation individuelle de votre secteur d’activité, donner une vidéo à regarder qui présente plus en détails votre process de vente, la valeur de vos offres et finir par un exercice de restitution pour savoir ce qu’il aura retenu, compris et pas assimilé.

Accompagner la théorie d’exercices « fictifs » permet d’avoir à la fois une vision générale et transversale tout en s’affranchissant du terrain et de ses contraintes dans un premier temps. Demandez, par exemple, à votre business developper d’apprendre le pitch commercial et de prendre en main votre guide d’entretien et faites dans une semaine une simulation d’entretien d’un premier rendez-vous client.

C’est, également, l’occasion d’avoir des échanges privilégiés avec votre nouveau salarié, de prendre du temps pour répondre à ses questions, de donner des détails. En somme, le Theory Learning utilise beaucoup le management explicatif étant donné que votre collaborateur va vivre beaucoup de nouvelles expériences. Pour avoir plus de détails sur comment utiliser le management explicatif, nous vous avons préparé un article sur ce sujet à lire juste ici : 4 styles de management à appliquer pour devenir un meilleur manager. 

Malgré tous ces avantages, pourquoi le Theory Learning n’est pas suffisant pour former votre collaborateur à sa prise de poste ? Tout simplement parce que la théorie ne permet pas de pratiquer en situation réelle. Le but est de compléter le processus d’apprentissage de votre collaborateur en incorporant une phase intermédiaire qui est le Learning by Doing.

2. Learning by Doing, assimiler le geste

Le Learning by Doing, ou la formation au geste, est le moment où vous allez pouvoir montrer à votre collaborateur comment faire et ensuite le regarder faire.

Pourquoi est-ce qu’on parle de formation au geste ? Si on remonte quelques siècles en arrière et notamment au Moyen-âge, on pensait que le savoir était réservé aux élites et se transmettaient par le sang. Bien plus tard, le compagnonnage a révolutionné cette pensée grâce aux artisans qui ont pu propager leur savoir-faire. Faire des grandes assemblées n’aurait pas été suffisant pour que leurs apprentis acquièrent la technicité du geste. Ainsi montrer le geste, faire essayer et reprendre jusqu’à ce que le geste devienne parfait est essentiel. Surtout quand vous êtes un tailleur de pierre et que l’erreur implique de tout recommencer. Au delà de l’acquisition du geste et de sa précision, sa répétition va le rendre presque mécanique. Donc automatique pour votre collaborateur.

De la même façon, si nous prenons un exemple plus contemporain, nos sportifs de hauts niveaux s’entrainent à performer leur geste pour que le jour J ils n’aient plus à réfléchir à comment placer leur corps. Au final, une fois le geste acquis, la compétition n’est qu’une répétition de plus et ils peuvent garder leur énergie à gérer d’autres choses, comme le stress et la pression d’une grande compétition internationale.

Maintenant, cela nous parait évident pour les métiers manuels de pratiquer avant de se lancer. Si on réfléchit bien, pourquoi ne pourrions-nous pas le faire pour notre cerveau ? Kurt Lewin, psychologue pionnier dans les études comportementalistes et des relations humaines, place dans sa pyramide de rétention d’information la pratique en deuxième position. Une méthode participative, d’après ses études, a démontré que cette technique permet de retenir 75% de l’information.

L’apprentissage par la pratique permet la prise d’expérience, renforce la progression et la création de routines. Cette forme d’apprentissage, en plus d’être efficace pour retenir l’information, favorise l’engagement de votre collaborateur en faisant de lui un acteur de sa propre expérience.

Deux méthodes pour atteindre ces objectifs : 1/ Montrer la pratique (démonstration) et 2/ Observer comment il fait (pratiquer).

L’observation est l’étape intermédiaire entre la théorie et le moment où votre collaborateur va essayer par lui même. Cela lui permet d’avoir une représentation très concrète de ce qu’il a pu apprendre en amont et il peut renforcer ses compétences grâce à ce que vous lui montrez.

Votre nouveau collaborateur RH va pouvoir d’abord voir à quoi ressemble la trame d’un entretien (théorie), assister à un entretien mené par quelqu’un avec de l’expérience pour ensuite essayer en étant accompagné. Le but en faisant cet exercice est que cela renforce son cadre de référence. Démontrer permet de poser les bases, mais si on se réfère à la pyramide de K. Lewin ce n’est pas suffisant pour retenir complètement les informations.

C’est pourquoi, on passe à la pratique ! Observer votre collaborateur faire est un moyen de le laisser essayer tout en proposant un filet de sécurité. Mettez-vous en double écoute avec votre RH lorsqu’il fait son premier entretien. Le but : encourager à faire seul et pouvoir faire monter en compétences votre collaborateur. Petit bonus, accepter de faire une action devant quelqu’un d’autre est souvent gênant, passer cette gène dans le cadre de la formation est un facteur de coopération positive future.

La pratique permet d’atteindre un bon niveau d’expériences et de compétences, pourquoi ne pas s’arrêter là donc ? Pour deux raisons principales :

• Il ne peut pas y avoir toujours quelqu’un aux côtés de votre collaborateur
• Vous risquez de manquer des opportunités en voulant chercher la perfection dans la pratique

Il est donc temps pour votre collaborateur en prise de poste de se lancer et de passer au Test and Learn.

3. Test & Learn, oser et expérimenter

Cette approche d’apprentissage est intéressante car elle développe à la fois l’agilité, le droit à l’erreur et l’innovation de votre collaborateur. C’est en quelque sorte la dernière étape symbolique pour finaliser la prise de poste de votre collaborateur.

Fini le filet de sécurité, place à l’expérimentation. Le Test and Learn permet à votre collaborateur de mettre en pratique ce qu’il a pu apprendre jusqu’à maintenant, de revenir sur ce qu’il a pu mettre en place et en tirer des conclusions. C’est un excellent moyen pour favoriser l’amélioration continue des processus et in fine d’augmenter ses compétences.

À la même manière que le Learning by Doing, le Test and Learn fonctionne quand on répète les processus et les théories d’apprentissage. Le fait de recommencer et d’accumuler ainsi l’expérience augmente les performances de votre nouveau collaborateur.

Si on reprend la pyramide de K. Lewin, on peut assimiler cette méthode à ce que lui appelle « Enseigner ». Le test & learn permet d’apprendre mais également de transmettre des informations. C’est ce qui va permettre de prendre une décision et d’amener d’autres actions. En ce sens, c’est votre collaborateur qui vous « enseignera » des éléments. C’est pourquoi, c’est là où il pourra le plus développer ses compétences.

Pour mettre en place cette méthode, nous vous conseillons de procéder méthodiquement :

• Définissez un cadre de référence et un objectif de résultat. Il faut que l’action de votre collaborateur ait du sens, et qu’il sache pourquoi et comment il va procéder.
• Instaurez un fonctionnement par itérations : faire des hypothèses, structurer, prioriser, expérimenter, analyser… puis recommencer

Comptez par exemple pour votre Content Manager 2 itérations avant qu’il ne livre un article web. La première fois pour cerner le sujet et rédiger et la deuxième fois pour prendre de la hauteur, vérifier la ligne éditoriale et ajuster. Laissez passer 2 à 3 semaines pour qu’il puisse analyser la performance de son article (référencement, nombre de clic, conversion, etc.) et avoir un retour d’expérience complet. Selon les tâches, la phase de test & learn peut varier, mais comptez en moyenne 1 mois pour avoir des données fiables sur vos actions.

De la même façon que les algorithmes qui contribuent au deep learning, le test and learn est une méthode qui permet de reproduire des cycles d’apprentissage de plus en plus complexes.

Pour faciliter ce processus, différents outils comme des cartes de test, d’apprentissage ou de tableau de progression peuvent vous être utiles pour avoir une vision plus poussée de cette méthodologie. Pour approfondir vos connaissances sur le sujet, nous vous conseillons cet article : maitriser le Test & Learn pour éliminer les incertitudes.

Enfin, cette méthode d’apprentissage bien que très performante peut se retrouver contre productive si vous laissez votre collaborateur seul dans son cycle d’apprentissage. Attention aux dérives et aux comportements qui peuvent s’ancrer rapidement. Il sera plus dur de réagir a posteriori qu’immédiatement. Même si votre collaborateur a gagné en autonomie et en productivité, il aura toujours besoin d’être managé et accompagné.

4. Feedback, installer un suivi durable

Dernier module de formation à appliquer pour une prise de poste : le feedback learning ! Il existe deux types de feedbacks que vous serez amenés à faire :

• Feedbacks instantanés

Après chaque module de formation, que ce soit pour le Theory Learning, le Learning by Doing ou le Test and Learn, vous avez un moment d’échange avec votre collaborateur pour revenir sur la formation, répondre aux questions qui sont soulevées, clarifier des éléments, parler des attentes, etc.

Pourquoi c’est essentiel de les faire à chaud ? Pour éviter que votre collaborateur se fasse sa propre conclusion. En processus d’apprentissage, il n’a pas encore tous les réflexes ni tous les référentiels en tête pour avoir une analyse fiable. Surtout que les biais cognitifs (de confirmation ou de négativité) peuvent facilement influencer le jugement de votre collaborateur.

Votre commercial sort de son premier rendez-vous client et n’a pas conclu de ventes. Est-ce que ça veut dire pour autant qu’il mauvais ? Grâce à un feedback à chaud, vous pourrez revenir sur les méthodes utilisées par votre commercial, et prendre de la hauteur sur sa performance. C’est également un bon moyen pour désamorcer des émotions négatives.

• Feedbacks asynchrones

Une fois les trois premiers cycles de formation achevés, vous allez continuer à manager votre collaborateur. Le feedback est à la fois idéal pour donner de la reconnaissance et permettre l’amélioration continue. En d’autres termes, continuer à monter en compétences.

Étant donné que la prise de poste est achevée pour votre collaborateur, vous n’avez plus besoin de faire des feedbacks sur des dates précises. Passez plutôt en mode revue, pour continuer de piloter et d’accompagner votre collaborateur sur ses dossiers et projets. Maintenir des suivis réguliers continuent d’entretenir une relation de confiance.

Pour le format des feedbacks, privilégiez des échanges individuels pour créer une plus grande proximité. Le feedback doit servir les futures actions de votre collaborateur, donc utilisez le pour planifier de nouvelles démarches, être réactif, et rester centré sur les actes. Pour éviter tous les faux pas, découvrez les bonnes pratiques d’un feedback. 

Prise de poste : 2 exemples concrets de formation

Pour aller plus loin et pour vous projetez concrètement, voici à quoi peut ressembler un cycle d’apprentissage qui utilise nos 4 méthodes et son dimensionnement.

Former à un CRM

Dans le cadre de la formation de votre nouveau collaborateur pour intégrer des nouveaux comptes clients et saisir des bons de commande, voila comment on peut procéder :

• Theory Learning : formation digitale de 3 x 15 minutes sous format e-learning
• Learning by Doing : le directeur commercial montre l’opération sur le CRM pour ajouter un nouveau compte en 10 minutes en lui en montrant les trucs-et-astuces, puis laisse son collaborateur répéter l’action en l’observant faire (10 minutes)
• Test & Learn : le directeur commercial demande au collaborateur d’intégrer en autonomie des nouveaux comptes (1 heure)
• Feedback : 20 min d’échange pour revenir sur les actions menées, contrôler leur conformité (trop de commentaire, champs pas tous remplis…), apporter des axes d’améliorations et identifier si la compétence est acquise. Le directeur commercial refait un point dans un mois pour vérifier les indicateurs.

Former à de la gestion de projet

Dans le cadre de la formation de votre nouveau collaborateur pour faire de la gestion de projet, voila comment on peut procéder :

• Theory Learning : une demi-journée de formation théorique pour acquérir les savoirs, les compétences et faire des exercices de mises en situations ou fictifs sur de l’initialisation et le lancement de projet
• Learning by Doing : le collaborateur observe pendant 2h son manager construire un 1^er projet (son initialisation et son lancement) et participer aux échanges. Le lendemain, le collaborateur prend 2 heures pour produire son propre projet sous l’observation de son n+1
• Test & Learn : la semaine d’après, le collaborateur lance en autonomie son 3^ème projet sous une demi-journée pour prendre de l’expérience
• Feedback : échange de 2h sur le 3^ème projet pour ajuster et corriger, puis mise en place d’un suivi d’accompagnement de 1h de revue par mois pendant 6 mois (la durée du projet)

Conclusion

Avec ces 4 méthodes d’apprentissages, assurez la prise de poste de votre futur collaborateur en toute sérénité.

Oui la formation et l’intégration de votre collaborateur est un lourd processus qui nécessite du temps. Du temps à la fois pour votre collaborateur (qui ne fera pas autre chose pendant ce temps) et du temps pour vous qui le formez.

Là est bien l’enjeu. En prenant du temps à intégrer et assurer la prise de poste de votre collaborateur et en étant précis sur la formation que vous lui prodiguez, il deviendra plus performant, et c’est là que vous allez gagner ensuite beaucoup beaucoup de temps. Plus de performance et moins de turnover ! C’est ce qu’on appelle un beau retour sur investissement

Et pour aller plus loin, anticipez les 6 premiers mois d’intégration de votre talent en préparant un plan de formations détaillé