Onboarding : Comment intégrer un nouveau collaborateur ?

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Onboarding : Définition

Onboarding + traduction = … pas grand-chose ! Car c’est un néologisme, comme le monde du management aime en créer. On pourrait traduire « onboarding » en français par « embarquement », ou en termes plus RH par « intégration ». Souvent, c’est la période correspondant à la période d’essai.

Donc, onboarding et intégration, c’est la même chose ? Oui, si ce n’est qu’onboarding, ça sonne mieux non ? 😄 Et ça donne l’impression de sous-entendre plus de choses qu’une « simple » intégration : une méthodologie, un processus, des outils… Ça tombe bien, c’est ce dont on a besoin pour vraiment intégrer un nouveau salarié ! Parce que l’expérience salarié commence ici 🙂

Onboarding RH – Donnons une définition plus complète : l’onboarding, c’est le parcours que vit un nouveau salarié, du moment où il est informé de son embauche jusqu’à la prise totale de son poste, pour une coopération positive et durable. Cela suggère (entre autres) deux choses :

1. L’onboarding, c’est un parcours, une séquence construite comme telle, avec des jalons. Soyons sérieux, il ne s’agit pas seulement de se demander quoi faire du 1^er jour ! Même si le 1er jour est déterminant.
2. L’onboarding, c’est une familiarisation, une socialisation même avec le poste, l’équipe, le manager, l’entreprise, etc. C’est intégrer un poste… et tout le système qu’est l’entreprise !

Et pour être sûr de ne perdre personne, voici ce que l’onboarding n’est pas :

• Ce n’est pas seulement le planning de la première journée du nouveau salarié = ça ne s’arrête pas à l’accueil.
• Ce n’est pas seulement un moment de team building = ça ne s’arrête pas à un déjeuner d’intégration.
• Ce n’est pas seulement intégrer un poste = c’est intégrer une entreprise !
• Ce n’est pas une méthodologie spécifique d’intégration = c’est l’intégration ! Et c’est donc structuré 🤓

« S’économiser ou rogner sur l’onboarding expose à 3 situations dont on se passerait bien. »

À quoi sert l’onboarding ?

Puisque c’est une démarche structurée, ça demande un peu de travail de… structuration. Mais à quoi bon ? Après tout, « je n’ai jamais connu de vraie démarche d’intégration moi-même, et je n’en suis pas mort(e) ». Certes, mais imaginez ce que ça aurait été avec un vrai onboarding. Puis « c’est au salarié de s’intégrer aussi ! ». Oui le salarié participe, et l’un n’empêche pas du tout l’autre. Ce qui est sûr, c’est que s’économiser ou rogner sur l’onboarding expose à 3 situations dont on se passerait bien :

1. Le départ volontaire du nouveau salarié la première année. Et avec le salarié, ce sont en moyenne 20k€ d’investissement qui s’envolent, parce que vous n’avez pas amorti les coûts de recrutement, de formation, de management… et que vous allez devoir recommencer. C’est d’autant plus dommage si le salarié était prometteur 😑
2. L’inertie dans la montée en compétence du nouveau salarié. Faire monter en compétences, d’accord, mais sur quoi ? Dans quel rythme ? Avec quel suivi et quel contrôle ? Sans réponse, le nouveau salarié tarde à être opérationnel. Et être en situation prolongée de non compétence, voire d’ennui, ça affecte le salarié autant que vous 😴
3. L’indécision du nouveau salarié et vis-à-vis du nouveau salarié. Sans repère, difficile de (se) décider. Comment savoir pour un employeur ou un salarié si on a envie/si on peut se projeter et à plus long terme sans jalon ni trajectoire ? C’est comme naviguer à vue en croisant les doigts et en se disant « ça va le faire ». Autant dire que ce n’est pas un vrai choix 🙄

Vous vous en doutez, construire et mettre en œuvre un parcours d’onboarding a donc les bénéfices inverses. C’est-à-dire :

• Se donner les moyens de prendre de vraies décisions post-recrutement, et construire des choix objectifs jusqu’à la fin de la période d’essai, d’un côté et de l’autre.
• Créer de l’engagement et de l’attachement à l’entreprise chez le nouveau salarié, et poser les bases de la fidélisation.
• Rendre le salarié rapidement compétent et en situation de réussite, pour un retour sur investissement optimal (des deux côtés).
• Et en bonus : être plus attractif ! Les candidats à un poste chez vous seront ravis d’apprendre que vous avez un parcours d’intégration et d’accompagnement des nouveaux salariés… peut-être bien au point de faire de vous leur choix n°1 😉

« L’onboarding, c’est (se) donner des repères. »

Comment mettre en place un vrai processus d’onboarding ?

Onboarding : quoi et comment ?

Que l’on parle d’intégration salarié ou d’onboarding, le but de la démarche est le même : donner des repères au nouveau salarié, et se donner des repères sur le nouveau salarié en tant qu’employeur. C’est un peu comme l’éducation d’un enfant… sans infantilisation 😏 Ce qui soulève deux questions :

1ère question : Quoi ?

On parle de (se) donner des « repères »… Quels sont ces repères ? Pour le salarié, ce sont les suivants :

• Le projet, de la vision, et des objectifs d’entreprise… en fait, ce pour quoi il est là.
• La culture d’entreprise, les valeurs… parce que ce sont ces référentiels qui prévalent.
• L’instauration de la relation manager-managé… parce qu’elle détermine tout le reste, ou presque.
• Le collectif, l’équipe… parce que, sauf exception, le nouveau salarié n’est pas seul dans l’entreprise 😅
• Les fonctionnements et les routines (processus, méthodes, etc.)… parce que le cadre c’est sécurisant et ça favorise l’efficience.
• Les compétences requises dans le poste… ce qui est le plus facile au final 👌
• Et aussi : tous les signaux/repères, rationnels et émotionnels, qui permettent de répondre à cette question : est-ce que j’ai envie d’être ici, pour faire ça, avec ces gens-là (et pour longtemps) ?

Pour l’employeur et le manager, ce sont les éléments permettant de répondre aux questions suivantes (dans la continuité du recrutement) :

• Est-ce que le nouveau salarié partage/s’inscrit dans la culture et les valeurs d’entreprise ?
• Est-ce que le salarié répond aux attentes et aux besoins du poste et de l’entreprise ?
• Est-ce que l’entreprise et le poste répondent aux attentes et besoin du salarié ?
• Est-ce que l’investissement pour pouvoir instaurer une coopération positive et durable est raisonnable ?

« L’onboarding a ses propres processus RH. »

2ème question : Comment ?

Comment fait-on pour (se) donner des « repères » durant la période d’onboarding ? Avant de voir un exemple de processus complet, posons quelques principes généraux :

1. L’onboarding a ses propres processus RH. En effet, l’onboarding a des processus RH adaptés :
   • Un processus de formation spécifique pour assurer la montée en compétence.
   • Un processus d’évaluation spécifique pour faire le suivi et le contrôle de la bonne intégration.
   • Un processus managérial spécifique pour instaurer la relation manager-managé.
   • Un processus de team building spécifique pour créer le lien à l’équipe et à la culture d’entreprise.
2. L’onboarding a des jalons. Pour pouvoir suivre et évaluer la période d’intégration, il faut à la fois :
   • des temps de passage, c’est-à-dire les délais dans lesquels doivent être acquis les différents repères, compétences, etc. ;
   • et des points de contrôle, pour vérifier que les délais d’acquisition sont respectés et/ou s’il faut ajuster.
3. L’onboarding a sa pédagogie. Acquérir des savoirs et des compétences, c’est un processus d’apprentissage, qui appelle une méthode :
   • Adoptez un management explicatif ! C’est-à-dire que vous dites au nouveau salarié quoi faire, comment faire, pour quoi (objectif opérationnel) et pourquoi faire (but final). Puis le nouveau salarié fait. Et vous vérifiez. C’est le management à adopter pour chaque 1ère fois.
   • Soyez pédagogues ! Et une pédagogie moderne et efficace, c’est multi-canal : apprentissage théorique, learning by doing, apprentissage émotionnel et gamification, test & learn, social learning…

Onboarding : Exemple de processus

En guise d’exemple (pas nécessairement à suivre, mais au moins inspirant !), prenons le parcours d’onboarding de la société FONCTION:SUPPORT pour son emploi de Project Manager, dédié au pilotage et à la réalisation de projet pour des clients. L’onboarding débute juste avant la signature de la promesse d’embauche et dure les 6 premiers mois. En voici les principales étapes.

Avant le 1er jour

#1 : le mail « FONCTION:SUPPORT | Dites nous en un peu plus »
C’est un mail qui, avec une pointe d’humour, félicite le presque nouveau salarié, et lui demande les quelques informations permettant d’établir une promesse d’embauche en bonne et due forme.

#2 : le mail « FONCTION:SUPPORT | Dis nous en toujours un peu plus »
Ce mail demande au nouveau salarié les informations et documents nécessaires à l’établissement du contrat et à l’embauche, pour faire officiellement de lui un « support:héros » 🦸‍♀️🦸‍♂️

#3 : le mail « FONCTION:SUPPORT | Pour sortir couvert »
Ce mail, auquel est jointe une présentation, donne toutes les informations sur la mutuelle d’entreprise, et guide le salarié selon sa situation actuelle.

Cette série de 3 mails permet d’anticiper l’ensemble des formalités administratives liées à l’embauche du nouveau salarié.

#4 : le plan d’intégration
Le manager planifie et formalise dans un calendrier sous Excel (qui sera mis à disposition du nouveau salarié) et dans l’agenda (sur des créneaux horaires précis) :
– l’intégralité des 2 premières semaines du nouveau salarié : les échanges avec la Direction, la présentation des valeurs et de la culture d’entreprise, la mise en place du système d’information, les formations (métiers et autres), les actions de transfert et de coordination sur les premiers projets à réaliser, le bilan hebdomadaire, etc. ;
– les grandes échéances des 6 mois d’onboarding : les nouveaux échanges avec la Direction, les autres formations, le rapport d’étonnement, l’entretien d’intégration à 3 et 6 mois.

#5 : la préparation du PC
L’un des enjeux des premiers temps de l’onboarding est de montrer au nouveau salarié qu’il était bel et bien attendu… et ça commence par un PC prêt à l’usage 💻

Le 1er jour (au Siège de la société)

#1 : le petit-déjeuner d’intégration
Bien que le petit-déjeuner soit une pratique quotidienne chez FONCTION:SUPPORT, le petit-déjeuner d’intégration a une particularité gastronomique : il y a, en plus, des viennoiseries ! 😋 Il s’agit surtout d’un premier moment de partage avec l’équipe.

#2 : la présentation du projet d’entreprise
Les co-dirigeants prennent 1h30 pour faire connaissance avec le nouveau salarié et lui présenter l’entreprise et son projet : la vision, les objectifs, les chiffres du dernier exercice, l’activité et l’offre de services, l’organisation et l’équipe, etc.

#3 : le point RH
Il s’agit de 2h avec le manager pour :
– lire ensemble, expliquer, et signer le contrat de travail ;
– transmettre les routines RH vis-à-vis des congés, des notes de frais, etc. ;
– gérer l’adhésion aux régimes sociaux ;
– présenter les processus RH de l’onboarding et détailler la politique et les mécanismes de rémunération (dont les primes et l’intéressement).

#4 : le déjeuner d’intégration
Il s’agit d’un déjeuner pour faire connaissance avec les membres du Siège, au cours duquel chacun se présente. L’objectif : créer un moment privilégié avec l’équipe du Siège, avec qui les interactions seront ensuite moins fréquentes.

#5 : le tirage de portrait
Pour l’actualisation de profil des réseaux sociaux et la mise à jour de la page entreprise du site, rien de mieux qu’une belle photo dans l’environnement FONCTION:SUPPORT 📷

#6 : la présentation du SI
Le manager aide le nouveau salarié à prendre en main la messagerie, les agendas, l’arborescence du serveur, la charte graphique et les modèles de documents, ainsi que les outils de pilotage du quotidien. En bref : le système d’information.

#7 : la 1ère formation métier
Le manager forme le nouveau Project Manager aux fondamentaux de son métier : les processus et outils de réalisation et de suivi de projet client.

#8 : le débriefing de la 1ère journée
Il s’agit d’un échange informel entre le manager et le nouveau salarié, pour récolter les premières impressions, surprises, et doutes éventuels. Il paraît que 20% des salariés envisagent dès le premier jour leur départ…. ça vaut peut-être le coup de prendre les devants avec un premier débriefing 😄

En parallèle, un mail d’arrivée a été envoyé avec en copie l’intégralité de l’équipe (qui avait évidemment déjà été informée de l’arrivée). Ce mail permet à tous (équipe de l’agence et des autres entités) d’adresser un petit mot de bienvenue au nouveau salarié… et à ce dernier de répondre 🤗

La première semaine

#1 : la présentation des valeurs d’entreprise
Un dirigeant et le manager présentent les valeurs d’entreprise, support à l’appui. Cet échange est déterminant pour donner au nouveau salarié le référentiel le plus important : la culture d’entreprise !

#2 : le voyage au cœur des projets
Il s’agit d’une sensibilisation à l’activité de l’entreprise et au métier de Project Manager par la découverte de projets déjà réalisés. Le nouveau salarié s’immerge dans des projets ciblés (à travers l’outil de gestion du projet, les livrables, les synthèse de lancement et de suivi).

#3 : la présentation de l’offre de services
La familiarisation métier à travers le voyage au cœur des projets est complétée par une présentation globale des offres de service de l’entreprise (solutions, cibles, etc.).

#4 : la présentation de la cartographie des processus
Afin d’avoir une vision d’ensemble et systémique de l’entreprise (pilotage, métier, support), la cartographie des processus est présentée au nouveau salarié.

#5 : le transfert et la préparation sur les premiers projets
Le manager, le(s) business developer(s) concerné(s), et le nouveau salarié abordent les premiers projets qui seront réaliser. Chaque projet est partagé sous l’angle du contexte client, du besoin et des objectifs formels et informels, du projet pré-modélisé et de son dimensionnement, etc. Une préparation renforcée est prévue pour chacun des premiers projets.

#6 : l’actualisation des réseaux sociaux
Le content manager accompagne le nouveau salarié dans l’actualisation de son profil LinkedIn, et le forme aux pratiques d’animation/d’utilisation des réseaux sociaux.

#7 : le lancement du rapport d’étonnement
La trame du rapport d’étonnement ainsi que la dynamique pour l’enrichir sont présentées au nouveau salarié. Ce dernier l’alimentera tout au long du premier mois. Et pour tout savoir sur le rapport d’étonnement, c’est ici.

Au cours du 1er mois

#1 : le REX sur le voyage au cœur des projets
Le salarié fait un retour d’expérience sur le voyage au cœur des projets. L’objectif : récolter ce qu’il a perçu de l’offre, de la valeur ajoutée, des modes de réalisation, du modèle d’intervention, de la posture du Project Manager, etc.

#2 : la finalisation du rapport d’étonnement
Le salarié fait une restitution de son rapport d’étonnement, qu’il a alimenté au cours du 1er mois, auprès du manager. Le manager en fait un traitement à chaud avec le salarié, et fait remonter d’éventuelles pistes d’amélioration auprès du Siège.

Avant 3 mois

#1 : le lancement des formations soft skills
L’intégralité des salariés sont formés en interne par le manager à 5 soft skills, pour lesquelles FONCTION:SUPPORT a fait l’ingénierie et créer 5 modules de formation. Le nouveau salarié est formé à 2 fondamentaux au cours des 3 premiers mois : la conception de projet et l’animation de projet.

#2 : l’échange avec la Direction
Un nouvel échange a lieu avec les dirigeants, de manière à :
– échanger et partager sur la période d’intégration, dans un autre cadre de la relation manager-managé ;
– évaluer la bonne marche de la relation manager-managé.
Il s’agit d’un événement informel qui se tient en dehors de l’entreprise.

#3 : l’entretien d’intégration
Le manager et le nouveau salarié échange sur le déroulement des 3 premiers mois dans l’entreprise, au cours d’un entretien préparé et guidé par un support. Sont abordés, auto-évalués, et évalués :
– un bilan général ;
– les rôles fonctionnels et les premières réalisations du nouveau salarié ;
– la relation manager-managé ;
– la relation au collectif, à l’équipe ;
– le positionnement par rapport au référentiel (valeurs d’entreprise et qualité de service) ;
– les modalités et moyens d’exercice du poste.

Avant 6 mois

#1 : la finalisation des formations soft skills
Le salarié est formé à 3 nouveaux fondamentaux : l’intelligence émotionnel, l’intelligence relationnel, le design d’information.

#2 : l’entretien d’intégration
De la même manière qu’après 3 mois, le manager et le salarié ont un nouvel échange formel sur le déroulement de l’onboarding, autour des mêmes dimensions que précédemment.

Arriver à ce genre d’onboarding prend du temps et ce serait vous mentir dire que c’est simple à mettre en place. Il faut faire des tests, recueillir des feedbacks et chercher de l’amélioration continue. Il n’est pas question uniquement de compétences mais bien de dégager du temps pour le structurer. En situation d’urgence, de recrutement stratégique ou de création de poste, appuyez-vous sur des acteurs performants pour recruter ET préparer les 6 premiers mois avec vous.