Pourquoi réaliser un entretien professionnel obligatoire ?
Une obligation légale et des sanctions
Lâentretien professionnel a Ă©tĂ© rendu obligatoire par la loi de 2004 relative Ă la formation professionnelle. Sans mauvais esprit (un peu quand mĂȘme), câest Ă peu prĂšs tout ce quâil reste aujourdâhui de cette loi. Qui est concernĂ© ? Tous les employeurs, sans exception, quelle que soit la taille ou lâactivitĂ© de lâentreprise. Et tous les salariĂ©s ayant au moins 2 ans dâanciennetĂ©, peu importe le contrat ou le temps de travail. Ha, voilĂ pourquoi on parle dâun entretien professionnel obligatoire ! Oui.
Vous avez mĂȘme deux obligations pour le prix dâune :
- D’une part, il sâagit de rĂ©aliser lâentretien professionnel selon les Ă©chĂ©ances prĂ©vues. Le Code du Travail impose un entretien tous les 2 ans, et Ă©galement Ă lâissue dâune absence longue durĂ©e.
- Dâautre part, lâobligation porte sur un rĂ©sultat. En effet, le salariĂ© doit avoir bĂ©nĂ©ficiĂ© dâau moins une formation non obligatoire au cours des 6 derniĂšres annĂ©es. LâĂ©tat des lieux rĂ©capitulatif rĂ©alisĂ© tous les 6 ans (donc aprĂšs 3 entretiens professionnels) permet de vĂ©rifier cela.
Quâest-ce que je risque si je ne respecte pas cette double obligation ? Une pĂ©nalitĂ© est prĂ©vue… seulement pour les entreprises dâau moins 50 salariĂ©s. Elle prend la forme dâun abondement « correctif » de 3000 ⏠sur le Compte de Personnel de Formation (CPF) de chaque salariĂ© « lĂ©sĂ© ». Ouf, mon entreprise a moins de 50 salariĂ©s !
NĂ©anmoins, lâobligation sâapplique Ă vous Ă©galement. Parce quâen gĂ©nĂ©ral, lâemployeur (vous) doit assurer lâadaptation du salariĂ© Ă son poste et maintenir sa capacitĂ© Ă occuper un emploi. Sinon, lâemployeur (encore vous) sâexpose Ă un recours du salariĂ© lĂ©sĂ© devant le Conseil des Prudâhommes. Un risque pas toujours facile Ă Ă©valuer ! âïž
Un objectif : lâemployabilitĂ© du salariĂ©
Lâentretien professionnel obligatoire est une pratique de gestion de la compĂ©tence du salariĂ© et de dĂ©veloppement de son employabilitĂ©. « EmployabilitĂ© », un mot barbare comme on les aime (ou pas) pour dire la capacitĂ© du salariĂ© Ă trouver et conserver un emploi. Donc oui : avant lâĂtat, avant PĂŽle Emploi, voire avant le salariĂ© lui-mĂȘme, câest Ă lâemployeur quâincombe cette responsabilitĂ©.
Autrement dit, lâemployeur doit permettre lâadaptation et le maintien du salariĂ© dans son emploi, et plus gĂ©nĂ©ralement sur le marchĂ© du travail. Lâentretien professionnel participe Ă cet objectif louable… sous la forme dâune obligation pour lâemployeur. Merci Ă vous donc.
Ă titre dâexemple, on pourra reprocher Ă un employeur de ne pas dĂ©velopper la compĂ©tence numĂ©rique dâun salariĂ© si cette aptitude est indispensable dans son mĂ©tier et pour retrouver si besoin un emploi. Pour autant, il ne sâagit pas de rendre lâemployeur responsable de toutes les situations dâincompĂ©tence.
Mais est-ce que mon salariĂ© est mis en capacitĂ© dâexercer son mĂ©tier ? Est-ce que mon salariĂ© peut, demain, trouver un emploi dans sa branche ? Lâentretien professionnel obligatoire permet aussi de rĂ©pondre Ă ces questions. On parle ici dâavoir les compĂ©tences de base pour accĂ©der Ă un emploi et sây maintenir, pas de dĂ©velopper une expertise. Oui, ça reste quand mĂȘme un peu ambigu…
De la gestion et du management
Ăvidemment, lâidĂ©e nâest pas de rĂ©sumer lâentretien professionnel obligatoire Ă un une contrainte lĂ©gale ou Ă une « Ćuvre sociale ». Enfin vous pouvez, mais ça serait dommage. Sa pratique peut servir Ă mieux gĂ©rer et mieux manager.
Dâabord, sous lâangle individuel : lâentretien professionnel obligatoire donne de la matiĂšre Ă la gestion de carriĂšre du salariĂ©, ne serait-ce quâen identifiant plus prĂ©cisĂ©ment les besoins de formation. Cela contribue Ă avoir plus de finesse et Ă rĂ©duire lâinertie dans la gestion de la trajectoire du salariĂ©. Car mĂȘme dans une entreprise avec une structure managĂ©riale de proximitĂ©, un temps formel dâĂ©change permet une rĂ©flexion que le micro-management ne permet pas. CQFD.
Ensuite, sous lâangle collectif, lâentretien professionnel fournit de la donnĂ©e globale sur la compĂ©tence et la mobilitĂ© dans lâentreprise. Cette data, centralisĂ©e et traitĂ©e, ouvre des possibilitĂ©s en matiĂšre de gestion (plus ou moins) prĂ©visionnelle des emplois et des compĂ©tences (GPEC).
Par ailleurs lâentretien professionnel obligatoire est un Ă©vĂ©nement managĂ©rial. Câest une occasion privilĂ©giĂ©e dâĂ©change oĂč des informations nouvelles peuvent ĂȘtre partagĂ©es. Bis repetita : car mĂȘme dans une entreprise avec une structure managĂ©riale de proximitĂ©, un temps formel dâĂ©change permet une rĂ©flexion que le micro-management ne permet pas.
Au salariĂ©, lâentretien professionnel peut donner davantage de visibilitĂ© sur le contexte dâentreprise et les Ă©volutions Ă venir, et sur les possibilitĂ©s qui sont ouvertes. Ă lâemployeur, lâentretien professionnel peut donner davantage de visibilitĂ© sur les perceptions, les ambitions, et sur lâaffect du salariĂ© vis-Ă -vis de son travail et de lâentreprise. Au-delĂ de la trajectoire professionnelle, câest aussi la trajectoire de vie qui est Ă©voquĂ©e. Cet entretien est lâoccasion dâun Ă©change sincĂšre autour des projets des 2 parties. Ainsi, un entretien professionnel maĂźtrisĂ© peut constituer un pilier de la relation au salariĂ© et de la relation manager-managĂ©.
Comment construire un entretien professionnel obligatoire ?
Le cycle et le cadre de lâentretien professionnel
Plusieurs variables dĂ©terminent la maniĂšre de rĂ©aliser des entretiens professionnels obligatoires. De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, il y a 2 façons de rĂ©aliser des entretiens : Ă date dâanniversaire, ou en campagne.
Soit on conduit les entretiens professionnels tout au long de lâannĂ©e, Ă date dâanniversaire des contrats de travail. Lâavantage est de connecter prĂ©cisĂ©ment lâentretien Ă lâanciennetĂ© du salariĂ© et de lisser sur lâannĂ©e la charge des entretiens. Ici, on traitera essentiellement de maniĂšre individuelle (pour gĂ©rer spĂ©cifiquement la formation et la carriĂšre du salariĂ©).
Soit Ă lâinverse, on opte pour un fonctionnement en campagne : pour concentrer lâeffort sur une pĂ©riode de lâannĂ©e et pour faciliter le traitement collectif des entretiens. Cette option peut ĂȘtre prise notamment lorsque lâentreprise Ă©tablit un plan de formation annuel, ou par exemple dans le cas dâune activitĂ© saisonniĂšre.
Vos contraintes dâactivitĂ©s et pratiques Ă©ventuelles de GRH dĂ©terminent votre cycle optimal de rĂ©alisation des entretiens professionnels.
Pour rĂ©pondre Ă lâenjeu managĂ©rial, lâentretien se passe entre le salariĂ© et son manager direct. Logique non ? On vous a peut-ĂȘtre suggĂ©rĂ© une autre configuration (un interlocuteur RH par exemple ?). On persiste : la rĂ©alisation de lâentretien ne peut ĂȘtre dĂ©lĂ©guĂ©e Ă quelquâun dâautre que le manager. Sauf si (1) vous pensez que la fonction RH est une/la fonction managĂ©riale (ce qui nâest pas le cas), et (2) vous pensez vos managers incapables de le faire (ce qui ne devrait pas ĂȘtre le cas). Les managers concernĂ©s doivent bien sĂ»r ĂȘtre formĂ©s Ă la pratique, Ă la posture, et au(x) outil(s) associĂ©s.
Au-delĂ des acteurs, il y a le cadre. LĂ -dessus, on ne vous apprendra rien en vous disant que le choix du lieu doit garantir la discrĂ©tion et la confidentialitĂ© qui sâimposent. De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, le cadre doit garantir de bonnes conditions de parole et la libertĂ© dâĂ©change.
Le cahier des charges de lâentretien professionnel
Les contenus de lâentretien professionnel obligatoire sont soumis Ă un cahier des charges rĂ©glementaire. LâArticle L6315-1 du Code du Travail nous dit que lâentretien professionnel doit ĂȘtre consacrĂ© aux perspectives dâĂ©volution professionnelle du salariĂ©. Cela sous-entend 2 choses :
- La premiĂšre, câest que lâentretien professionnel ne doit pas porter sur lâĂ©valuation du travail ou de la performance du salariĂ©. Lâemployeur souhaitant Ă©valuer cela le fera dans un autre cadre, un entretien annuel dâĂ©valuation par exemple. Autrement dit, un entretien dâĂ©valuation nâest pas et ne remplace pas un entretien professionnel. Par souci dâefficience, on peut nĂ©anmoins lier les 2 entretiens, en veillant cependant Ă bien distinguer les 2 pratiques (en ayant 2 temps distincts).
- La seconde, câest que lâentretien professionnel porte sur plusieurs dimensions : la situation actuelle du salariĂ©, les aspirations et le projet professionnel du salariĂ©, les moyens Ă©ventuels que lâentreprise et le salariĂ© peuvent mobiliser pour ce projet, etc.
En plus de fixer un pĂ©rimĂštre, la loi impose la rĂ©daction dâun document Ă lâoccasion de lâentretien professionnel obligatoire. Puisque le format nâest pas prĂ©cisĂ©ment dĂ©fini, cela se concrĂ©tise a minima par la rĂ©alisation dâune synthĂšse de lâentretien en 2 exemplaires, signĂ©s par les 2 parties, et dont un est remis au salariĂ©. Ă noter que lâensemble des obligations et du cahier des charges rappelĂ©s ici relĂšvent du Code du Travail. Or, un accord dâentreprise, un accord de branche, ou une convention collective peuvent modifier ou complĂ©ter ces Ă©lĂ©ments, et fixer dâautres modalitĂ©s qui sâimposent de fait Ă lâemployeur.
Quelle trame pour lâentretien professionnel ?
Lâentretien professionnel donne donc obligatoirement lieu Ă la rĂ©daction dâun document, dont le format reste au choix de lâemployeur. Ce document permet dĂ©jĂ , par sa simple existence, de vĂ©rifier que le salariĂ© a bien bĂ©nĂ©ficiĂ© de ses entretiens. De plus, les contenus doivent servir Ă vĂ©rifier, lors de lâĂ©tat des lieux des 6 ans, si le salariĂ© a :
- suivi au moins une action de formation non obligatoire (câest sur ce critĂšre que la pĂ©nalitĂ© sous la forme de lâabondement du CPF sâapplique),
- acquis des Ă©lĂ©ments de certification par le biais de formation ou dâune validation des acquis et de lâexpĂ©rience (VAE),
- connu une progression salariale ou professionnelle.
Aussi, la conception de la trame doit ĂȘtre pensĂ©e selon son usage. En effet, la trame, doit ĂȘtre un facilitateur dâĂ©change et dâaccĂšs Ă lâinformation, et doit ĂȘtre simple Ă utiliser. On peut utiliser par exemple des cases Ă cocher, faciles Ă traiter et Ă renseigner, et complĂ©ter par des commentaires. On peut Ă©galement rĂ©diger les items Ă la premiĂšre personne du singulier pour mettre le salariĂ© en posture de projection.
Voici des exemples de composantes dâune trame dâentretien professionnel obligatoire :
- un rappel des objectifs de lâentretien, de son cadre et des modalitĂ©s de prĂ©paration par le salariĂ© ;
- lâidentitĂ© du salariĂ©, la date de lâentretien et la pĂ©riode couverte, la nature de lâentretien (cycle normal ou suite Ă une longue absence) ;
- une premiĂšre partie dĂ©diĂ©e au bilan de la pĂ©riode : les actions de dĂ©veloppement suivies (cf. les 3 types dâactions ci-dessus), le bilan dans lâemploi (est-ce que le salariĂ© se sent/est en compĂ©tence/en difficultĂ© ?) ;
- une seconde partie dĂ©diĂ©e Ă la projection sur la pĂ©riode suivante : dans le poste et dans lâentreprise (aspirations Ă 2 ans ? actions de dĂ©veloppement envisageables ?), et hors de lâentreprise (des projets impactant le parcours professionnel ? la trajectoire dans lâentreprise ?) ;
- la clĂŽture de lâentretien, avec dâĂ©ventuels commentaires complĂ©mentaires, et les signatures des 2 parties.
Comment mener un entretien professionnel obligatoire ?
Bien prĂ©parer lâentretien professionnel
Un entretien professionnel obligatoire nĂ©cessite une prĂ©paration des 2 parties. Pour cela, la date dâentretien est communiquĂ©e au salariĂ© au moins une semaine avant sa rĂ©alisation. La trame dâentretien est mise Ă disposition du salariĂ© au moment de lâinvitation. Pour la prĂ©paration du salariĂ© :
- On intĂšgre des consignes de prĂ©paration directement dans la trame (avec des indications sur le temps Ă allouer, la mĂ©thode, lâesprit, etc.).
- Dans lâidĂ©al, le salariĂ© prĂ©pare ses Ă©lĂ©ments directement dans la trame.
- On demande au salariĂ© de transmettre ses Ă©lĂ©ments de prĂ©paration au manager en amont de lâentretien.
LâintĂ©rĂȘt de la prĂ©paration est dâinviter le salariĂ© Ă structurer sa rĂ©flexion, ses idĂ©es, son discours. Ainsi, on facilite sa prise de parole et on sâassure quâil aborde tout ce quâil aurait aimĂ© aborder.
Du cÎté du manager, la préparation peut suivre les logiques suivantes :
- RĂ©capituler les Ă©lĂ©ments de bilans et les actions mise en Ćuvre sur les 2 derniĂšres annĂ©es (que lâon peut comparer Ă ce quâil Ă©tait prĂ©vu de faire sur la pĂ©riode).
- DĂ©finir les messages managĂ©riaux Ă dispenser lors de lâentretien.
- Sâinformer ou identifier des Ă©volutions pouvant concerner le salariĂ©.
- Prendre connaissance de la préparation du salarié et préparer les commentaires à faire.
- Identifier les leviers dâaction qui pourront ĂȘtre mobilisĂ©s dans les 2 ans pour la carriĂšre du salariĂ©.
Tout comme pour le salariĂ©, il faut une prĂ©paration minutieuse, « Ă froid ». Câest pourquoi les managers doivent Ă©galement ĂȘtre formĂ©s et accompagnĂ©s dans cette phase.
Bien animer lâentretien professionnel
Lâentretien professionnel doit ĂȘtre animĂ© de maniĂšre Ă :
- faciliter lâĂ©change et la prise de parole du salariĂ©,
- maintenir le cadre et la structure de lâentretien.
De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, le manager est lâanimateur de lâentretien. Câest lui qui sâassure du dĂ©roulement selon la structure dĂ©finie, et qui gĂšre le timing. Ă ce sujet, lâentretien doit ĂȘtre planifiĂ© sur un crĂ©neau dĂ©diĂ©, dâune heure par exemple, sans contrainte pour les 2 parties. Mieux vaut dâailleurs rĂ©aliser lâentretien en 2 temps si besoin, plutĂŽt que de vouloir faire tenir Ă tout prix lâentretien dans le timing initialement prĂ©vu.
De plus, Ă lâoccasion dâun premier entretien professionnel avec un salariĂ©, nâhĂ©sitez pas Ă le questionner sur cette pratique. Que pense-t-il de cet entretien ? A-t-il eu des difficultĂ©s dans sa prĂ©paration ? Etc. Cet Ă©change prĂ©alable sert Ă rappeler les objectifs de lâentreprise et du manager vis-Ă -vis de cette pratique.
Par ailleurs, lâentretien professionnel est un exercice dâintelligence relationnelle et Ă©motionnelle. Par son animation et sa posture, le manager pose un cadre bienveillant : Ă©coute active, effort pour rattacher les perceptions et les ressentis Ă des faits, transparence et rĂ©alisme sur les projections, etc. Chaque rubrique Ă©voquĂ©e peut suivre une mĂȘme sĂ©quence :
- le manager donne la parole au collaborateur pour quâil partage ses Ă©lĂ©ments,
- le manager sâassure de sa bonne comprĂ©hension des Ă©lĂ©ments du collaborateur (en les reformulant par exemple),
- le manager fait part de ses commentaires et de ses propres éléments au collaborateur,
- le manager invite à échanger et à débattre sur les éléments exprimés,
- le manager formalise les éléments dans la trame.
Avant la signature du document, les 2 parties font une relecture des Ă©lĂ©ments formalisĂ©s pour valider leurs contenus respectifs. Lâentretien professionnel obligatoire nâaboutit pas nĂ©cessairement Ă un consensus. Sâil y a des dĂ©saccords, formalisez-les dans la synthĂšse.
Quelles sont les suites Ă un entretien professionnel obligatoire ?
Ăa dĂ©pend. De vous, employeur, et/ou de vous, manager. Si câest avant tout un outil de gestion de carriĂšre, il fait lâobjet dâun traitement exclusivement individuel : on valide (ou non), on planifie, on suit les actions ou les formations Ă©voquĂ©es en entretien.
Câest au manager dâassurer la coordination des actions, mĂȘme sâil nâen pas partie prenante. Le cas Ă©chĂ©ant, il sollicite les fonctions concernĂ©es (RH, administrative, autres) pour la mise en Ćuvre et le suivi des actions. Cette traçabilitĂ© donne au manager des Ă©lĂ©ments de bilan quâil partagera avec le salariĂ© Ă lâoccasion du prochain entretien ou mĂȘme dâun Ă©change intermĂ©diaire.
Aussi, les donnĂ©es de lâentretien professionnel obligatoire peuvent ĂȘtre centralisĂ©es pour servir des pratiques de gestion collectives. En effet, les Ă©lĂ©ments de lâentretien peuvent servir Ă alimenter une revue de personnel, un plan de formation, des outils de GPEC, etc.
Un tel traitement suppose de concevoir les flux et des outils pour centraliser, traiter, et valoriser lâinformation, pour pouvoir dĂ©cider et agir (logique de business intelligence). Ces usages doivent ĂȘtre anticipĂ©s et pris en compte dĂšs la conception de lâentretien professionnel obligatoire, pour en adapter la structure, le mode et le cycle de rĂ©alisation.
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