Qu’est-ce que l’entretien professionnel obligatoire ?

Une bonne dose d’EPO đŸ’Ș
4.7/5
12 min de lecture
Entretien Professionnel Obligatoire
Depuis 2014, toutes les entreprises ayant des salariĂ©s ont l’obligation de rĂ©aliser un entretien professionnel. Donc votre entreprise aussi sans doute ! En effet, tout salariĂ© bĂ©nĂ©ficie obligatoirement de cet entretien tous les 2 ans, et d’un Ă©tat des lieux tous les 6 ans. Juste une contrainte rĂ©glementaire de plus ? À voir : centrĂ© sur l’évolution professionnelle du salariĂ©, l’entretien professionnel obligatoire est aussi un acte managĂ©rial… quand il est pensĂ© comme tel. Les conditions de rĂ©ussite : la prĂ©paration, l’animation et le traitement.
Avec cet article, vous connaĂźtrez parfaitement (ou presque) le cadre lĂ©gal de l’entretien professionnel, et saurez comment le construire et le mener concrĂštement et efficacement.
Table des matiĂšres

Pourquoi rĂ©aliser un entretien professionnel obligatoire ?

Une obligation légale et des sanctions

L’entretien professionnel a Ă©tĂ© rendu obligatoire par la loi de 2004 relative Ă  la formation professionnelle. Sans mauvais esprit (un peu quand mĂȘme), c’est Ă  peu prĂšs tout ce qu’il reste aujourd’hui de cette loi. Qui est concernĂ© ? Tous les employeurs, sans exception, quelle que soit la taille ou l’activitĂ© de l’entreprise. Et tous les salariĂ©s ayant au moins 2 ans d’anciennetĂ©, peu importe le contrat ou le temps de travail. Ha, voilĂ  pourquoi on parle d’un entretien professionnel obligatoire ! Oui.

Vous avez mĂȘme deux obligations pour le prix d’une :

  1. D’une part, il s’agit de rĂ©aliser l’entretien professionnel selon les Ă©chĂ©ances prĂ©vues. Le Code du Travail impose un entretien tous les 2 ans, et Ă©galement Ă  l’issue d’une absence longue durĂ©e.
  2. D’autre part, l’obligation porte sur un rĂ©sultat. En effet, le salariĂ© doit avoir bĂ©nĂ©ficiĂ© d’au moins une formation non obligatoire au cours des 6 derniĂšres annĂ©es. L’état des lieux rĂ©capitulatif rĂ©alisĂ© tous les 6 ans (donc aprĂšs 3 entretiens professionnels) permet de vĂ©rifier cela.

Qu’est-ce que je risque si je ne respecte pas cette double obligation ? Une pĂ©nalitĂ© est prĂ©vue… seulement pour les entreprises d’au moins 50 salariĂ©s. Elle prend la forme d’un abondement « correctif Â» de 3000 € sur le Compte de Personnel de Formation (CPF) de chaque salariĂ© « lĂ©sĂ© Â». Ouf, mon entreprise a moins de 50 salariĂ©s !

NĂ©anmoins, l’obligation s’applique Ă  vous Ă©galement. Parce qu’en gĂ©nĂ©ral, l’employeur (vous) doit assurer l’adaptation du salariĂ© Ă  son poste et maintenir sa capacitĂ© Ă  occuper un emploi. Sinon, l’employeur (encore vous) s’expose Ă  un recours du salariĂ© lĂ©sĂ© devant le Conseil des Prud’hommes. Un risque pas toujours facile Ă  Ă©valuer ! ⚖

Un objectif : l’employabilitĂ© du salariĂ©

L’entretien professionnel obligatoire est une pratique de gestion de la compĂ©tence du salariĂ© et de dĂ©veloppement de son employabilitĂ©. « EmployabilitĂ© Â», un mot barbare comme on les aime (ou pas) pour dire la capacitĂ© du salariĂ© Ă  trouver et conserver un emploi. Donc oui : avant l’État, avant PĂŽle Emploi, voire avant le salariĂ© lui-mĂȘme, c’est Ă  l’employeur qu’incombe cette responsabilitĂ©.

Autrement dit, l’employeur doit permettre l’adaptation et le maintien du salariĂ© dans son emploi, et plus gĂ©nĂ©ralement sur le marchĂ© du travail. L’entretien professionnel participe Ă  cet objectif louable… sous la forme d’une obligation pour l’employeur. Merci Ă  vous donc.

À titre d’exemple, on pourra reprocher Ă  un employeur de ne pas dĂ©velopper la compĂ©tence numĂ©rique d’un salariĂ© si cette aptitude est indispensable dans son mĂ©tier et pour retrouver si besoin un emploi. Pour autant, il ne s’agit pas de rendre l’employeur responsable de toutes les situations d’incompĂ©tence.

Mais est-ce que mon salariĂ© est mis en capacitĂ© d’exercer son mĂ©tier ? Est-ce que mon salariĂ© peut, demain, trouver un emploi dans sa branche ? L’entretien professionnel obligatoire permet aussi de rĂ©pondre Ă  ces questions. On parle ici d’avoir les compĂ©tences de base pour accĂ©der Ă  un emploi et s’y maintenir, pas de dĂ©velopper une expertise. Oui, ça reste quand mĂȘme un peu ambigu…

De la gestion et du management

Évidemment, l’idĂ©e n’est pas de rĂ©sumer l’entretien professionnel obligatoire Ă  un une contrainte lĂ©gale ou Ă  une « Ć“uvre sociale Â». Enfin vous pouvez, mais ça serait dommage. Sa pratique peut servir Ă  mieux gĂ©rer et mieux manager.

D’abord, sous l’angle individuel : l’entretien professionnel obligatoire donne de la matiĂšre Ă  la gestion de carriĂšre du salariĂ©, ne serait-ce qu’en identifiant plus prĂ©cisĂ©ment les besoins de formation. Cela contribue Ă  avoir plus de finesse et Ă  rĂ©duire l’inertie dans la gestion de la trajectoire du salariĂ©. Car mĂȘme dans une entreprise avec une structure managĂ©riale de proximitĂ©, un temps formel d’échange permet une rĂ©flexion que le micro-management ne permet pas. CQFD.

Ensuite, sous l’angle collectif, l’entretien professionnel fournit de la donnĂ©e globale sur la compĂ©tence et la mobilitĂ© dans l’entreprise. Cette data, centralisĂ©e et traitĂ©e, ouvre des possibilitĂ©s en matiĂšre de gestion (plus ou moins) prĂ©visionnelle des emplois et des compĂ©tences (GPEC).

Par ailleurs l’entretien professionnel obligatoire est un Ă©vĂ©nement managĂ©rial. C’est une occasion privilĂ©giĂ©e d’échange oĂč des informations nouvelles peuvent ĂȘtre partagĂ©es. Bis repetita : car mĂȘme dans une entreprise avec une structure managĂ©riale de proximitĂ©, un temps formel d’échange permet une rĂ©flexion que le micro-management ne permet pas.

Au salariĂ©, l’entretien professionnel peut donner davantage de visibilitĂ© sur le contexte d’entreprise et les Ă©volutions Ă  venir, et sur les possibilitĂ©s qui sont ouvertes. À l’employeur, l’entretien professionnel peut donner davantage de visibilitĂ© sur les perceptions, les ambitions, et sur l’affect du salariĂ© vis-Ă -vis de son travail et de l’entreprise. Au-delĂ  de la trajectoire professionnelle, c’est aussi la trajectoire de vie qui est Ă©voquĂ©e. Cet entretien est l’occasion d’un Ă©change sincĂšre autour des projets des 2 parties. Ainsi, un entretien professionnel maĂźtrisĂ© peut constituer un pilier de la relation au salariĂ© et de la relation manager-managĂ©.

Comment construire un entretien professionnel obligatoire ?

Le cycle et le cadre de l’entretien professionnel

Plusieurs variables dĂ©terminent la maniĂšre de rĂ©aliser des entretiens professionnels obligatoires. De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, il y a 2 façons de rĂ©aliser des entretiens : Ă  date d’anniversaire, ou en campagne.

Soit on conduit les entretiens professionnels tout au long de l’annĂ©e, Ă  date d’anniversaire des contrats de travail. L’avantage est de connecter prĂ©cisĂ©ment l’entretien Ă  l’anciennetĂ© du salariĂ© et de lisser sur l’annĂ©e la charge des entretiens. Ici, on traitera essentiellement de maniĂšre individuelle (pour gĂ©rer spĂ©cifiquement la formation et la carriĂšre du salariĂ©).

Soit Ă  l’inverse, on opte pour un fonctionnement en campagne : pour concentrer l’effort sur une pĂ©riode de l’annĂ©e et pour faciliter le traitement collectif des entretiens. Cette option peut ĂȘtre prise notamment lorsque l’entreprise Ă©tablit un plan de formation annuel, ou par exemple dans le cas d’une activitĂ© saisonniĂšre.

Vos contraintes d’activitĂ©s et pratiques Ă©ventuelles de GRH dĂ©terminent votre cycle optimal de rĂ©alisation des entretiens professionnels.

Pour rĂ©pondre Ă  l’enjeu managĂ©rial, l’entretien se passe entre le salariĂ© et son manager direct. Logique non ? On vous a peut-ĂȘtre suggĂ©rĂ© une autre configuration (un interlocuteur RH par exemple ?). On persiste : la rĂ©alisation de l’entretien ne peut ĂȘtre dĂ©lĂ©guĂ©e Ă  quelqu’un d’autre que le manager. Sauf si (1) vous pensez que la fonction RH est une/la fonction managĂ©riale (ce qui n’est pas le cas), et (2) vous pensez vos managers incapables de le faire (ce qui ne devrait pas ĂȘtre le cas). Les managers concernĂ©s doivent bien sĂ»r ĂȘtre formĂ©s Ă  la pratique, Ă  la posture, et au(x) outil(s) associĂ©s.

Au-delĂ  des acteurs, il y a le cadre. LĂ -dessus, on ne vous apprendra rien en vous disant que le choix du lieu doit garantir la discrĂ©tion et la confidentialitĂ© qui s’imposent. De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, le cadre doit garantir de bonnes conditions de parole et la libertĂ© d’échange. 

Le cahier des charges de l’entretien professionnel

Les contenus de l’entretien professionnel obligatoire sont soumis Ă  un cahier des charges rĂ©glementaire. L’Article L6315-1 du Code du Travail nous dit que l’entretien professionnel doit ĂȘtre consacrĂ© aux perspectives d’évolution professionnelle du salariĂ©. Cela sous-entend 2 choses :

  • La premiĂšre, c’est que l’entretien professionnel ne doit pas porter sur l’évaluation du travail ou de la performance du salariĂ©. L’employeur souhaitant Ă©valuer cela le fera dans un autre cadre, un entretien annuel d’évaluation par exemple. Autrement dit, un entretien d’évaluation n’est pas et ne remplace pas un entretien professionnel. Par souci d’efficience, on peut nĂ©anmoins lier les 2 entretiens, en veillant cependant Ă  bien distinguer les 2 pratiques (en ayant 2 temps distincts).
  • La seconde, c’est que l’entretien professionnel porte sur plusieurs dimensions : la situation actuelle du salariĂ©, les aspirations et le projet professionnel du salariĂ©, les moyens Ă©ventuels que l’entreprise et le salariĂ© peuvent mobiliser pour ce projet, etc.

En plus de fixer un pĂ©rimĂštre, la loi impose la rĂ©daction d’un document Ă  l’occasion de l’entretien professionnel obligatoire. Puisque le format n’est pas prĂ©cisĂ©ment dĂ©fini, cela se concrĂ©tise a minima par la rĂ©alisation d’une synthĂšse de l’entretien en 2 exemplaires, signĂ©s par les 2 parties, et dont un est remis au salariĂ©. À noter que l’ensemble des obligations et du cahier des charges rappelĂ©s ici relĂšvent du Code du Travail. Or, un accord d’entreprise, un accord de branche, ou une convention collective peuvent modifier ou complĂ©ter ces Ă©lĂ©ments, et fixer d’autres modalitĂ©s qui s’imposent de fait Ă  l’employeur.

Quelle trame pour l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel donne donc obligatoirement lieu Ă  la rĂ©daction d’un document, dont le format reste au choix de l’employeur. Ce document permet dĂ©jĂ , par sa simple existence, de vĂ©rifier que le salariĂ© a bien bĂ©nĂ©ficiĂ© de ses entretiens. De plus, les contenus doivent servir Ă  vĂ©rifier, lors de l’état des lieux des 6 ans, si le salariĂ© a :

  • suivi au moins une action de formation non obligatoire (c’est sur ce critĂšre que la pĂ©nalitĂ© sous la forme de l’abondement du CPF s’applique),
  • acquis des Ă©lĂ©ments de certification par le biais de formation ou d’une validation des acquis et de l’expĂ©rience (VAE),
  • connu une progression salariale ou professionnelle.

Aussi, la conception de la trame doit ĂȘtre pensĂ©e selon son usage. En effet, la trame, doit ĂȘtre un facilitateur d’échange et d’accĂšs Ă  l’information, et doit ĂȘtre simple Ă  utiliser. On peut utiliser par exemple des cases Ă  cocher, faciles Ă  traiter et Ă  renseigner, et complĂ©ter par des commentaires. On peut Ă©galement rĂ©diger les items Ă  la premiĂšre personne du singulier pour mettre le salariĂ© en posture de projection.

Voici des exemples de composantes d’une trame d’entretien professionnel obligatoire :

  • un rappel des objectifs de l’entretien, de son cadre et des modalitĂ©s de prĂ©paration par le salariĂ© ;
  • l’identitĂ© du salariĂ©, la date de l’entretien et la pĂ©riode couverte, la nature de l’entretien (cycle normal ou suite Ă  une longue absence) ;
  • une premiĂšre partie dĂ©diĂ©e au bilan de la pĂ©riode : les actions de dĂ©veloppement suivies (cf. les 3 types d’actions ci-dessus), le bilan dans l’emploi (est-ce que le salariĂ© se sent/est en compĂ©tence/en difficultĂ© ?) ;
  • une seconde partie dĂ©diĂ©e Ă  la projection sur la pĂ©riode suivante : dans le poste et dans l’entreprise (aspirations Ă  2 ans ? actions de dĂ©veloppement envisageables ?), et hors de l’entreprise (des projets impactant le parcours professionnel ? la trajectoire dans l’entreprise ?) ;
  • la clĂŽture de l’entretien, avec d’éventuels commentaires complĂ©mentaires, et les signatures des 2 parties.

Comment mener un entretien professionnel obligatoire ?

Bien prĂ©parer l’entretien professionnel

Un entretien professionnel obligatoire nĂ©cessite une prĂ©paration des 2 parties. Pour cela, la date d’entretien est communiquĂ©e au salariĂ© au moins une semaine avant sa rĂ©alisation. La trame d’entretien est mise Ă  disposition du salariĂ© au moment de l’invitation. Pour la prĂ©paration du salariĂ© :

  1. On intĂšgre des consignes de prĂ©paration directement dans la trame (avec des indications sur le temps Ă  allouer, la mĂ©thode, l’esprit, etc.).
  2. Dans l’idĂ©al, le salariĂ© prĂ©pare ses Ă©lĂ©ments directement dans la trame.
  3. On demande au salariĂ© de transmettre ses Ă©lĂ©ments de prĂ©paration au manager en amont de l’entretien.

L’intĂ©rĂȘt de la prĂ©paration est d’inviter le salariĂ© Ă  structurer sa rĂ©flexion, ses idĂ©es, son discours. Ainsi, on facilite sa prise de parole et on s’assure qu’il aborde tout ce qu’il aurait aimĂ© aborder.

Du cĂŽtĂ© du manager, la prĂ©paration peut suivre les logiques suivantes :

  1. RĂ©capituler les Ă©lĂ©ments de bilans et les actions mise en Ɠuvre sur les 2 derniĂšres annĂ©es (que l’on peut comparer Ă  ce qu’il Ă©tait prĂ©vu de faire sur la pĂ©riode).
  2. DĂ©finir les messages managĂ©riaux Ă  dispenser lors de l’entretien.
  3. S’informer ou identifier des Ă©volutions pouvant concerner le salariĂ©.
  4. Prendre connaissance de la préparation du salarié et préparer les commentaires à faire.
  5. Identifier les leviers d’action qui pourront ĂȘtre mobilisĂ©s dans les 2 ans pour la carriĂšre du salariĂ©.

Tout comme pour le salariĂ©, il faut une prĂ©paration minutieuse, « Ă  froid Â». C’est pourquoi les managers doivent Ă©galement ĂȘtre formĂ©s et accompagnĂ©s dans cette phase.

Bien animer l’entretien professionnel

L’entretien professionnel doit ĂȘtre animĂ© de maniĂšre Ă  :

  • faciliter l’échange et la prise de parole du salariĂ©,
  • maintenir le cadre et la structure de l’entretien.

De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, le manager est l’animateur de l’entretien. C’est lui qui s’assure du dĂ©roulement selon la structure dĂ©finie, et qui gĂšre le timing. À ce sujet, l’entretien doit ĂȘtre planifiĂ© sur un crĂ©neau dĂ©diĂ©, d’une heure par exemple, sans contrainte pour les 2 parties. Mieux vaut d’ailleurs rĂ©aliser l’entretien en 2 temps si besoin, plutĂŽt que de vouloir faire tenir Ă  tout prix l’entretien dans le timing initialement prĂ©vu.

De plus, Ă  l’occasion d’un premier entretien professionnel avec un salariĂ©, n’hĂ©sitez pas Ă  le questionner sur cette pratique. Que pense-t-il de cet entretien ? A-t-il eu des difficultĂ©s dans sa prĂ©paration ? Etc. Cet Ă©change prĂ©alable sert Ă  rappeler les objectifs de l’entreprise et du manager vis-Ă -vis de cette pratique.

Par ailleurs, l’entretien professionnel est un exercice d’intelligence relationnelle et Ă©motionnelle. Par son animation et sa posture, le manager pose un cadre bienveillant : Ă©coute active, effort pour rattacher les perceptions et les ressentis Ă  des faits, transparence et rĂ©alisme sur les projections, etc. Chaque rubrique Ă©voquĂ©e peut suivre une mĂȘme sĂ©quence :

  1. le manager donne la parole au collaborateur pour qu’il partage ses Ă©lĂ©ments,
  2. le manager s’assure de sa bonne comprĂ©hension des Ă©lĂ©ments du collaborateur (en les reformulant par exemple),
  3. le manager fait part de ses commentaires et de ses propres éléments au collaborateur,
  4. le manager invite à échanger et à débattre sur les éléments exprimés,
  5. le manager formalise les éléments dans la trame.

Avant la signature du document, les 2 parties font une relecture des Ă©lĂ©ments formalisĂ©s pour valider leurs contenus respectifs. L’entretien professionnel obligatoire n’aboutit pas nĂ©cessairement Ă  un consensus. S’il y a des dĂ©saccords, formalisez-les dans la synthĂšse.  

Quelles sont les suites Ă  un entretien professionnel obligatoire ?

Ça dĂ©pend. De vous, employeur, et/ou de vous, manager. Si c’est avant tout un outil de gestion de carriĂšre, il fait l’objet d’un traitement exclusivement individuel : on valide (ou non), on planifie, on suit les actions ou les formations Ă©voquĂ©es en entretien.

C’est au manager d’assurer la coordination des actions, mĂȘme s’il n’en pas partie prenante. Le cas Ă©chĂ©ant, il sollicite les fonctions concernĂ©es (RH, administrative, autres) pour la mise en Ɠuvre et le suivi des actions. Cette traçabilitĂ© donne au manager des Ă©lĂ©ments de bilan qu’il partagera avec le salariĂ© Ă  l’occasion du prochain entretien ou mĂȘme d’un Ă©change intermĂ©diaire.

Aussi, les donnĂ©es de l’entretien professionnel obligatoire peuvent ĂȘtre centralisĂ©es pour servir des pratiques de gestion collectives. En effet, les Ă©lĂ©ments de l’entretien peuvent servir Ă  alimenter une revue de personnel, un plan de formation, des outils de GPEC, etc.

Un tel traitement suppose de concevoir les flux et des outils pour centraliser, traiter, et valoriser l’information, pour pouvoir dĂ©cider et agir (logique de business intelligence). Ces usages doivent ĂȘtre anticipĂ©s et pris en compte dĂšs la conception de l’entretien professionnel obligatoire, pour en adapter la structure, le mode et le cycle de rĂ©alisation.

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Article rĂ©digĂ© par L’Ă©quipe Talent Program
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