Préparez-vous à manager à distance avant de diffuser le télétravail
Avant toute chose, vous devez être au clair sur le télétravail que vous allez mettre en place. Et pour cela, pas de précipitations, on n’est plus en situation d’urgence (du moins plus pour le moment 🤞).
Prenez le temps de définir votre organisation de télétravail et de poser un cadre propre avant de le diffuser à vos équipes.
Étudier et décider
Une question que vous devez d’ores et déjà vous poser : est-ce que le télétravail est possible à mettre en place ?
À part pour des secteurs qui nécessitent de la production « humaines», de la maintenance sur site ou du service de proximité, pour la majorité des entreprises, le travail à distance est possible à mettre en place. Que ce soit pour tous les emplois, ou pour certains. La crise du Covid-19 nous l’a prouvé.
Après, est-ce que c’est faisable et souhaitable ?
En effet, il est intéressant de savoir quels critères mettre en place pour accorder le télétravail. Est-ce que ça doit être ouvert à certains métiers et à d’autres non ? Faut-il faire 10 ou 20 heures en présentiel avant de pouvoir faire du télétravail ? Est-ce qu’on l’accorde en fonction de l’ancienneté ? Faut-il mettre le même nombre de jours de télétravail entre les services et les métiers ?
Toutes ces questions méritent d’être posées pour faire un choix cohérent avec votre culture d’entreprise. Selon vos valeurs et votre système organisationnel, à vous de décider s’il faut une équité des heures, une égalité totale ou des spécificités par métiers. Par exemple, votre commercial qui passe 3 jours en déplacement, ne devrait-il pas avoir un jour de télétravail d’office?
Après, n’oubliez pas d’arbitrer en fonction des faisabilités. Faire un service de restauration en télétravail, oui, c’est impossible. À l’inverse faire une prestation de conseil en télétravail c’est faisable, mais seulement à 50%, car c’est important de créer du lien social avec les équipes avec lesquelles vous faites de la conduite du changement par exemple.
Ensuite, à vous de le communiquer à vos équipes. Vous devez être à l’aise avec vos choix pour que ce soit clair. Si c’est flou, vos équipes vont douter des mesures mises en place et des sentiments d’injustice ou de méfiance vont surgir. C’est pourquoi, il est essentiel de définir un cadre.
Définir le cadre
Faire du télétravail va bousculer votre culture d’entreprise si vous ne le managez pas correctement et si vous ne posez pas un cadre précis à l’ensemble de vos équipes.
Pour cela, vous avez besoin de déterminer les éléments suivants :
Combien de jours par semaine ?
C’est un premier arbitrage à faire en fonction de votre secteur d’activité et en fonction de chaque métier. Pour avoir un point de repère, nous vous conseillons 1 à 2 jours de télétravail par semaine.
Par exemple vous avez beaucoup d’activités et d’interactions clients, privilégiez le travail en présentiel pour renforcer la performance collective grâce à l’effet de halo. Cela renforcera l’appréciation positive de votre client envers vous et votre travail. À l’inverse des métiers très numériques peuvent se permettent d’avoir jusqu’à 2 jours de télétravail, car il y aura moins d’impacts en termes de business.
Faire du télétravail sur des jours déterminés ou variables ?
Nous vous conseillons de ne pas imposer de journée de télétravail car il doit logiquement coller au besoin plus personnel de votre collaborateur. Une décision commune entre l’intérêt du travail et celui de la personne est beaucoup mieux.
En revanche, nous vous invitons vivement à éviter de créer une routine du type « je prends tous mes mercredis ». Cela va conditionner le comportement de vos collaborateurs et vous serez beaucoup moins flexibles sur certains sujets. Par exemple, vous avez une réunion client ce jour là et d’habitude vous êtes en télétravail. La réunion n’est pas faisable en remote. Vous avez alors 2 choix : décaler votre réunion ou décaler votre jour de télétravail que vous prenez toujours depuis 2 ans. Que faites vous ?! Sur du long terme, ça peut réellement devenir contre productif, en plus de créer des tensions internes.
Faut-il rendre le télétravail obligatoire ?
Question intéressante qu’on ne se pose pas assez ! Alors que pour la plupart de vos collaborateurs c’est une évidence, pour certains faire du télétravail peut être synonyme d’inconfort. Pas d’aménagement chez soi, un appartement trop petit, sentiment de solitude, difficulté de concentration… Tout un tas de raisons qui peut expliquer que votre collaborateur n’ait pas envie de travailler ailleurs que depuis le bureau !
Donc pour nous, il est assez naturel de vous conseiller de ne pas imposer le télétravail et le laisser au bon vouloir de vos collaborateurs. Après, rien ne vous empêche de le suggérer car vous savez que ce jour là il a un rendez-vous médical ou doit réceptionner un colis important 😉
Faut-il à tout prix faire du télétravail depuis chez soi ?
Autre réflexion sur laquelle on se penche peu. Avec la crise sanitaire, il n’y avait pas de discussion : on travaille depuis chez soi et c’est tout. Mais si pour x raisons, votre collaborateur ne veut pas travailler depuis chez lui, rien ne l’empêche de travailler depuis ailleurs.
Plusieurs options existent : flex office, work café, une de vos agences… Tant que votre collaborateur a un emplacement confortable, avec une bonne connexion internet et une possibilité de s’isoler pour faire des réunions, cela nous semble tout à fait jouable !
Pour avoir plus d’informations sur les législations qui concernent le télétravail et sa mise en place, on vous invite à lire notre article qu’on a rédigé pendant la crise sanitaire : Télétravail et Obligations Légales
Communiquer sur les enjeux du télétravail
Avant de lancer vos équipes dans le grand bain, faites une communication interne.
Le but est de pouvoir expliquer comment le télétravail va se dérouler et les bonnes pratiques à mettre en place pour que cela permette d’améliorer le confort individuel sans impacter le confort collectif.
Cela vous permet d’être au clair sur les pratiques à respecter en télétravail, et étant donné que ça devrait être la même chose qu’au bureau, il ne devrait pas y avoir de surprises :
- Être disponible comme au bureau : garder le chat ouvert pour être joignable à n’importe quel moment, signaler si on est en réunion… En fait, faire comme si vous étiez au bureau. Par exemple, si vous laissez votre porte ouverte, on peut vous demander à la volée si vous avez bien mis à jour le document client. À l’inverse, si la porte est fermée on comprend que vous ne voulez pas être dérangé. Si vous n’êtes pas là, on sait que vous êtes parti en rendez-vous extérieur, en pause ou pour un rendez-vous médical, car ça se voit et que vous le dîtes. Donc toutes ces pratiques que vous appliquez au bureau sont à reproduire en télétravail !
- Aller au travail : avoir un espace dédié, s’habiller et se mettre en conditions… pour se mettre en situation et ne pas être déconnecté de la réalité. Le pyjama c’est peut être confort, mais vous n’irez pas faire du running dans cette tenue et sans vos baskets, le télétravail c’est pareil 😉
L’enjeu ici, ce n’est pas confondre télétravail = liberté = confort = tranquillité ET télétravail = opacité = secret = mensonge.
Maintenant que vous avez défini le télétravail que vous voulez mettre en place et que vous l’avez partagé avec vos équipes, apprenez à le manager !
Manager à distance : quel manager faut-il être ou ne pas être ?
Le meilleur conseil qu’on peut vous donner pour réussir à manager une équipe à distance ? Cherchez à reproduire les mêmes conditions de management qu’au bureau.
Le fait d’être à distance ne devrait pas justifier un excès de contrôle ou à l’inverse un laisser aller complet. Donc, avant qu’on rentre dans le détail de la mise en place du télétravail, prenons le temps de déconstruire 2 comportements managériaux qui émergent à cause de la « distance ».
Le manager « flic » : celui qui veut tout contrôler
Vous ne pouvez plus voir vos collaborateurs, c’est sûr qu’ils vont en profiter pour procrastiner et faire des choses personnelles 🤯
Avant de vous imaginer les pires scénarios possibles, constatez les faits. Car oui, manager à distance, n’exclut pas le contrôle. Toutefois, ce contrôle doit être pertinent et bien dosé.
Il faut bien avoir en tête que si vous avez des passagers clandestins dans votre équipe, qu’ils soient physiquement présents ou non, vous allez finir par le remarquer. Donc non, vos collaborateurs ne vont pas changer subitement de personnalité ou de motivation du moment qu’ils travaillent depuis chez eux.
Après, bien sûr, il existe des dérives de comportements qui peuvent engendrer des conséquences pour vos collaborateurs comme pour votre société, mais cela on l’aborde juste après !
Vous pouvez donc vous amuser à surveiller le temps de connexion de vos collaborateurs, à vérifier leur temps de réponse, à les appeler toutes les heures ou vérifier leur performance à la fin de la journée. Si vous avez une équipe de plus de 5 personnes, vous allez passer votre journée à faire ça et vous perdrez vous en performance ! Parce que vous vous déconnectez de vos autres fonctions/enjeux (perf. indiv.) et vous dégradez votre lien managérial (perf. équipe).
Le manager « cool » : celui qui veut faire confiance à tout prix
Est-ce pour autant une raison de laisser vos collaborateurs en roue libre ? Spoiler alert : vous êtes toujours un manager !
Même si vous faites confiance à vos équipes, ce qui est essentiel pour une coopération de travail positive, cela ne doit pas vous empêcher de continuer d’incarner votre rôle, même à distance.
On entend beaucoup trop de discours « arrêtez de surveiller vos collaborateurs, faites leur confiance », « laissez les organiser leur journée comme ils le souhaitent » quand il s’agit de manager à distance. Pourquoi faire une telle différence ?
Rappelons une chose importante : le télétravail c’est travailler depuis chez soi. Vos collaborateurs sont peut-être pas présents physiquement mais ils doivent accomplir les mêmes missions, tout comme vous en tant que manager.
Donc arrêtons d’afficher cette soi-disant tolérance du moment qu’on est plus relié physiquement à notre lieu de travail. En temps de crise COVID avec un changement brutal d’organisation, plus d’indulgence c’était logique. Là c’est plus transitoire et exceptionnel, c’est pour de vrai. En étant distant, non seulement vous ne renforcez pas cette « confiance » qui vous tient à cœur et en plus vous apportez beaucoup moins de reconnaissance à vos équipes, car oui, contrôler le travail c’est reconnaitre que la mission est réussie donc renforcer les conditions de coopération positive. Chose encore plus fondamentale quand vous avez moins de proximité physique.
Autre bénéfice : nous sommes des êtres sociaux et passer plus de temps ensemble, c’est bien aussi !
Pour revenir à ce qu’on disait plus tôt, le prétexte du travail à distance ne doit pas influencer drastiquement votre management. Des ajustements seront bien sûr à prévoir car le télétravail réduit in fine les interactions spontanées et liens sociaux, mais pas besoin de tomber dans les extrêmes pour manager votre équipe à distance✌️
Comment manager à distance ?
Dur de ne pas tomber dans les clichés ou de se défaire des habitudes qu’on a pu prendre lors de la crise sanitaire. Remettons les choses à plat pour repartir sur un bon pied et savoir comment manager en télétravail.
Manager et télétravail : qu’est-ce que cela implique ?
Vous avez 2 grands environnements de mangement : soit vous managez par les résultats soit par les moyens. Dans les deux cas, manager à distance n’aura pas le même impact sur vous et vos collaborateurs.
Manager par les résultats
Si vous managez par les résultats, peu de conséquences ou de changements que vous soyez présents physiquement ou à distance. Car étant donné que la rémunération de votre collaborateur dépend directement de sa performance, et au fond de son volume de travail, il voudra effectuer les mêmes efforts pour garder la même rémunération.
Avec ce principe d’avancer à la « carotte », notamment pour les métiers de commerciaux, le manager est de base facilement déresponsabilisé des moyens, donc de l’organisation et de la charge de travail. Donc ce n’est pas l’environnement télétravail / bureau qui va avoir une influence positive ou négative sur ce type de management.
Après, prenez garde à l’excès d’autonomie renforcée par le management à distance qui peut développer un sentiment d’isolement. Ce sentiment va doucement ronger sa motivation et in-fine augmenter le risque d’un départ.
Notre conseil, ne changez pas la méthode de management mais appelez-le plus souvent pour discuter de tout et de rien et lui donner de la visibilité sur le reste de la boite.
Manager par les moyens
Manager par les moyens, à l’inverse, implique un besoin de créer un lien de confiance ainsi que mettre en place des mécanismes pour réguler le rythme de travail de vos collaborateurs.
C’est pourquoi, suivre des indicateurs d’activité métiers (et non de performance) est essentiel pour manager à distance. Cela permet d’avoir un usage cohérent avec la pratique du télétravail : les indicateurs sont là pour indiquer des jalons qui vont rythmer la journée de votre collaborateur.
Votre business developer a prévu par exemple une session de qualification de lead en télétravail. Pour ce type de session, il sait qu’il doit sur 1 heure sortir entre 20 à 30 nouveaux leads. Ce suivi d’activité donne non seulement de la visibilité pour vous en tant que manager et savoir comment se passe cette journée pour votre commercial, et surtout pour lui. Il sait où il en est et et il aura la satisfaction à la fin de sa journée d’avoir accompli quelque chose de tangible. Satisfaction qu’il avait au bureau et qu’il retrouvera chez lui.
Ce n’est pas dans l’optique de « fliquer » vos équipes, mais pour leur apporter une satisfaction réelle en fin de journée. En vrai, si une personne ne fait rien de la journée, à court terme ça peut apporter un peu de satisfaction, le plaisir de glander et de profiter. Sur du long terme, on le sent tous, cela dégrade fortement notre image, notre sentiment d’utilité et cela peut jusqu’à créer une sensation de mal être qui peut-être assez dure.
Management à distance : avantages et inconvénients
Le télétravail à de nombreux avantages pour la majorité de vos collaborateurs : gain de transport, gain de temps, moins d’interruption, amélioration du confort de vie, possibilité d’adapter ses horaires…
Selon la nature de vos missions, être en télétravail peut être le format idéal. Par exemple si vous devez finir à tout prix une proposition commerciale et l’envoyer dernier délai vendredi matin. Être en mode focus en télétravail jeudi est un bon compromis pour rester concentrer sur votre tâche et moins distrait par votre environnement du travail (téléphone qui sonne, mouvement dans l’open space, pauses cafés…).
On ne dit pas que le télétravail doit toujours s’organiser de cette manière là, mais cela a l’avantage d’avancer rapidement sur une tâche.
Les avantages peuvent être nombreux, mais les inconvénients et déviance également. Et généralement c’est le genre de choses qui sont occultées dans les articles qu’on peut lire à ce sujet.
Il existe 2 conséquences négatives majeures pour vos collaborateurs
- L’entropie ou l’augmentation du désordre : l’entropie est un phénomène physique qui entraine inéluctablement du désordre même dans un environnement ordonné. Comment cela se traduit-il pour du télétravail ? Par une désorganisation entre la vie professionnelle et personnelle. Les temps de travail sont au fil des mois confondus avec des temps personnels, et vous vous retrouvez à faire vos courses en plein milieu de votre journée et finir de traiter vos mails à 22h. En gros : votre collaborateur perd ses repères.
- Désociabilisation et perte de sens : le télétravail à haute dose peut faire perdre à vos collaborateurs les réflexes sociaux de base (poser des questions, faire du small talk, etc.) et crée un effet pervers pour eux comme le mentionne L. Taskin dans son ouvrage de recherche « Les Enjeux du télétravail pour l’organisation ». Il cite notamment l’étude de Callé qui considère le télétravail comme un moyen de « se vider de toute dimension de socialité et de sociabilité, voire de la charge éthique et symbolique qui pénétraient encore l’univers salarial et contribuaient à sa conscience et à son sens »
Pour un manager, la difficulté se retrouve dans le management de proximité
Manager à distance implique de créer plus d’interactions avec votre collaborateur. Quand vous êtes physiquement proche de lui, vous pouvez faire pleins de micro ajustements directement, célébrer des victoires communes, faire de petits feedbacks en temps réel… Cette présence vous donne l’opportunité de le faire. À distance, l’opportunité ne se génère plus automatiquement, donc c’est à vous de la créer.
Par exemple, votre collaborateur passe sa journée à soupirer au bureau. Vous allez vite vous en rendre compte et vous allez pouvoir lui demander ce qu’il se passe. Chez lui, vous n’avez pas accès à ce genre d’informations. Vous perdez donc beaucoup de signaux faibles. Ce qui rend le management plus difficile. Il faut donc prendre plus de temps, appeler en fin de journée, poser plus de question « comment ça va toi ?», faire des visios spontanées, sans raison business, bref créer plus d’espace d’échange.
En fait, ce n’est pas la distance qui représente le plus gros danger, mais la pratique digitale qui est faite avec le télétravail. Là où les avancées du numérique peuvent augmenter le confort, elle peut à l’inverse complètement le détruire.
Chose toute bête mais si votre collaborateur enchaine les réunions en télétravail et qu’il ne prend plus le temps pour parler avec ses collègues de ce qui s’est passé la veille, cela laisse beaucoup moins de place à l’aléa et rend ses comportements très mécaniques. L’ordinateur devient une machine qui rythme votre production et vous restreint votre liberté relationnelle.
De la même manière, la pratique digitale réduit fortement les interactions humaines, à part si vous recréer ces moments que vous pouvez vivre en collectif au bureau. Certes, votre collaborateur a sa sphère relationnelle personnelle, mais ce n’est pas la même avec qui il doit interagir tous les jours pour le travail. Le fait de travailler en collectif amène à partager des moments ensemble qui sont coupés plus facilement en télétravail : baisse des bénéfices du biais d’exposition et baisse de confiance, moins de moments off, moins de partage collectif, de visibilité sur l’activité de la boite, moins d’attachement… Avoir conscience de ces conséquences vous permettra d’appréhender différemment votre management à distance.
Manager à distance : Bonnes pratiques
Parlons bien, parlons concret ! Quelles bonnes pratiques à mettre en place pour réussir à manager à distance ses équipes et éviter les déviances ?
On le répète, dans un premier temps, recréez un environnement similaire au bureau : des pauses cafés virtuelles, des petits échanges dans la journée, des sessions de travail en commun, etc. Le but est de recréer de la spontanéité dans vos échanges, comme si votre collègue se trouvait à côté de vous !
Cela passe également par des petites actions faciles à mettre en place, auxquelles on ne pense pas forcément. Voici 5 bonnes pratiques qui vous aideront à manager en télétravail :
- Mettez l’innovation technologique au service du télétravail : servez-vous de ces avancées pour recréer du lien et évitez de vous isoler. Par exemple, mettez en place des salons virtuels de travail pour créer des open space virtuels ! Vous travaillez individuellement et comme au bureau vous pouvez échanger de manière spontanée 😇
- Soyez transparent sur votre disponibilité : la pratique du digital crée ces déviances car il y a un côté très flou dans les pratiques, donc nous vous conseillons de pousser encore plus cette transparence. Indiquez vos disponibilités, quand vous êtes en réunions et quand vous êtes absents ! Cela évitera les mauvaises interprétations si on tente à vous joindre et que vous ne répondez pas et permet de garder un niveau de confiance entre les équipes.
- Appelez vos collaborateurs dans la journée : 2 raisons pour cela, 1/ garder du lien spontané et 2/ faire le suivi d’activité, car oui vous devez toujours manager et coordonner les efforts de chacun.
- Gardez vos petits rituels et planifiez les : créez des tâches dans vos agendas partagés pour recréer des pauses cafés ou votre debrief de la journée. De la même manière, prévoyez du temps dans vos réunions pour faire du small talk « tu as passé une bonne journée ? », « qu’est-ce que tu as fais hier soir ? »
- Gardez vos caméras ouvertes lors des réunions : imaginez-vous au bureau mettre des paravents entre vos collaborateurs pour qu’ils ne vous voient pas ? Bien sûr que non. Évitons alors d’installer des déviances qui nous coupent du regard des autres, et in fine baisse votre niveau d’écoute et de concentration.
Manager à distance, c’est donc essentiellement faire avec les composantes et les pratiques du web pour améliorer à la fois le confort individuel et collectif !
Conclusion sur le management à distance
Manager à distance demande plus d’effort car il faut parvenir à recréer les conditions de travail du bureau à distance et palier les dérives des pratiques digitales ! Cependant, rien d’impossible à faire si vous avez en tête les conséquences que cela peut engendrer et que vous cherchez à maintenir une forme de spontanéité avec vos collaborateurs.
Le télétravail a plein de bénéfices, donc à vous en tant que manager, de faire en sorte que ces journées à distance soient bénéfiques pour l’ensemble du groupe.
Vous avez donc toutes les clés en main pour proposer un management à distance adapté, et non plus dans l’urgence sanitaire !
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Et si vous voulez avoir des éléments en plus pour devenir un meilleur manager, lisez notre article à ce sujet : Comment être un bon manager ?
