L’intérêt de mettre en place un grille d’évaluation en entretien
Une grille d’évaluation est un outil structuré permettant de noter objectivement chaque candidat sur des critères prédéfinis. Contrairement à l’entretien « au feeling », la grille d’évaluation guide le recruteur pour qu’il reste concentré sur les compétences, les comportements et les valeurs essentielles pour le poste. Et qu’il ne se laisse pas distraire par ses pensées parasites et ses biais cognitifs.
L’avantage d’une grille d’évaluation en recrutement est intéressant à plusieurs niveaux :
- elle améliore l’objectivité des évaluations (on note et pondère chaque élément) ;
- elle permet de s’assurer de la pertinence des profils avec les attentes du poste ;
- elle garantit l’équité entre candidats et permet de comparer les profils sur des bases solides (et pas uniquement sur des impressions) ;
Une grille d’évaluation permet de cibler des critères spécifiques en entretien
Après plus de 10 ans d’expérience dans le milieu du recrutement, on a pu constater qu’un processus de recrutement clair avec les outils d’aides à la décision associés (comme une grille d’entretien) multiplie par 2 les chances de succès sur un recrutement. A l’inverse des entretiens peu orientés sur l’évaluation des profils auront une fiabilité beaucoup plus faible, voire tiendront de l’aléatoire.
Une grille d’évaluation en entretien est plus qu’une tâche « administrative », elle devient un outil indispensable dans le recrutement de vos futurs talents, sur des postes stratégiques comme plus opérationnels.
Quels sont les risques de recruter sans grille d’évaluation ?
Par nature, nous sommes remplis de jugement et de biais qui nous pousse à avoir des raisonnements rapides et simples à s’approprier. Les biais cognitifs sont nombreux dans le recrutement (comme ailleurs) :
- l’effet de halo conduit à juger un candidat sur une impression générale plutôt que sur ses compétences réelles ;
- le biais de similarité pousse à favoriser les profils qui nous ressemblent, qui ont fait les mêmes études que nous, qui ont grandit dans la même région… ;
- l’effet de récence qui favorise les derniers candidats qui viennent de passer et qui désavantagent les premiers ;
- l’effet de Dunning-Kruer où les plus compétents auront tendance à minimiser leur capacité et inversement ;
- la première impression peut orienter toute l’évaluation et le jugement qu’on porte sur un candidat ;
- etc.
Ces biais sont inconscients, mais ils ont des conséquences tangibles sur la qualité des embauches. C’est pourquoi les décisions hâtives sont problématiques. Un candidat peut séduire par son charisme ou sa présentation, mais ne pas posséder les compétences techniques ou comportementales nécessaires. Comme à l’inverse, être stressé le jour de l’entretien et faire une contre performance alors qu’il cochait les cases sur tous les autres niveaux. L’absence de structure favorise à prendre des décisions basés sur des ressentis et pas sur des éléments tangibles, ce qui amène à recruter de manière plus hasardeuse et souvent en inadéquation au besoin réel.
Au-delà du recrutement, l’impact managérial et organisationnel est fort. Un collaborateur recruté sans démarche d’évaluation précise passera beaucoup moins facilement la période d’intégration qu’un autre talent. Imaginez un responsable commercial recruté sans une grille d’évaluation concrète et que 6 mois plus tard il ne parvient pas à atteindre ses objectifs commerciaux, et a du mal à manager une équipe de force de ventes. L’équipe remet en question vos aptitudes à recruter de bons profils, le manager perd en crédibilité et il devient plus dur de recruter un autre profil après un échec. Et le coût pour l’entreprise dépasse largement le simple salaire : il inclut le temps perdu, la perte de chiffre d’affaires et le remaniement interne.
Construire une grille d’évaluation d’entretien efficace
Mettre en place une grille d’évaluation en entretien ne s’improvise pas. Pour être pertinente et réellement utile, elle doit être construite avec méthode et alignée sur les besoins réels du poste.
Etape 1 : identifier les critères clés
Une grille ne se limite pas aux compétences techniques. Les soft skills (écoute, adaptabilité, communication) et l’adéquation avec la culture de l’entreprise sont tout aussi déterminants.
- Pour un poste technique : la maîtrise des outils, la rigueur et la capacité d’analyse seront centraux.
- Pour un poste de management : le leadership, la gestion de conflits et la capacité à fédérer une équipe primeront sur l’expertise métier pure.
Etape 2 : définir une échelle claire
Attribuer une note de 1 à 5 (ou de 1 à 10) avec des définitions précises pour chaque niveau réduit la part de subjectivité. Exemple :
- 1 = compétence absente
- 3 = compétence maîtrisée avec des besoins de progression
- 5 = compétence parfaitement démontrée et transférable
Etape 3 : pondérer les critères
Tous les critères n’ont pas le même poids dans la réussite du poste. La pondération permet de refléter les priorités stratégiques.
Exemple pour un responsable achats :
- Leadership : 40 %
- Expertise technique : 30 %
- Gestion de projet : 15 %
- Communication : 10 %
- Adéquation culturelle : 5 %
Etape 4 : préparer les questions associées
Chaque critère doit être relié à une question d’entretien. La méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) est idéale pour obtenir des exemples concrets et éviter les réponses trop générales.
Exemple de questions pour évaluer la gestion de projet d’un responsable achats :
- Situation : pouvez-vous me parler d’un projet achats où le respect des délais était particulièrement critique ?
- Tâche : quel était votre rôle précis dans ce projet et quels objectifs deviez-vous atteindre ?
- Action : quelles mesures avez-vous mises en place pour garantir le respect du planning ?
- Résultat : quel a été le résultat final en termes de respect des délais ?
Exemple d’une grille d’évaluation en entretien
Une grille d’évaluation doit être simple à utiliser et peut très bien tenir dans un tableau d’un document texte.
| Critères / Aptitudes | Pondération | Eléments à observer | Observations | Scoring |
| Leadership | 40% | capacité à motiver, déléguer, gérer les conflits | ||
| Expertise technique | 30% | maîtrise des processus achats, négociation fournisseurs | ||
| Gestion de projet | 15% | organisation, coordination interservices, gestion de projet prédictive, gestion de projet agile | ||
| Communication | 10% | clarté, écoute, assertivité | ||
| Adéquation culturelle | 5% | alignement avec les valeurs de l’entreprise, les qualités de service |
L’idéal est de créer un guide d’entretien avec la liste de l’ensemble des questions, pour prendre des notes au fur et à mesure de l’entretien. Et profiter d’un moment de synthèse pour scorer l’ensemble des compétences identifiées initialement, et faire la moyenne générale de chaque candidat. Ce qui permet généralement de créer 3 situations :
- moyenne 1 à 2 : refus
- moyenne à 3 : à valider (note moyenne, doute sur le candidat)
- moyenne 4 à 5 : validé
Nos conseils pour maximiser l’utilisation d’une grille d’évaluation en entretien
Penser l’avant et l’après entretien
L’efficacité d’une grille d’évaluation en entretien dépend de sa mise en œuvre.
- Avant l’entretien : former les évaluateurs et aligner l’équipe de recrutement sur les critères.
- Pendant l’entretien : noter en direct, sur la base de faits observés, et éviter de revenir en arrière sur une impression générale.
- Après l’entretien : comparer les candidats sur des éléments tangibles et organiser un débrief collectif avec la grille comme support commun.
Ainsi, la décision finale repose sur des données objectives et partagées, et non sur des préférences individuelles.
Prolonger l’usage de la grille d’évaluation en entretien interne
Une grille d’entretien n’est pas uniquement utile pour décider qui recruter : elle constitue aussi une base pour l’intégration.
- Elle aide à construire un plan d’intégration 30-60-90 jours en identifiant les points forts et les axes de progression du collaborateur.
- Elle fournit au manager une feuille de route pour accompagner la montée en compétences.
- Elle renforce la transparence et la motivation en montrant au collaborateur que son évaluation est suivie d’actions concrètes.
À long terme, cette continuité favorise la rétention, la performance et la confiance des équipes.
Et pour aller plus loin, cette méthode d’évaluation peut être aussi appliquée pour construire le canevas d’une grille d’évaluation d’entretien professionnel ou annuel. L’intérêt derrière cette méthode est de manager et d’évaluer avec clarté les compétences de ses collaborateurs. La méthode et le principe est similaire. L’objectif est juste différent : cibler les axes d’améliorations de ses équipes et de les accompagner pour s’améliorer.
Listing des bonnes pratiques pour une grille d’évaluation d’entretien
Pour maximiser l’efficacité d’une grille d’évaluation en entretien, voici quelques recommandations :
- Limiter les critères : 3 à 5 critères majeurs suffisent pour garder de la clarté.
- Former les évaluateurs / recruteurs : la cohérence des notations dépend de leur compréhension commune de la grille.
- Mettre à jour régulièrement : les besoins des postes évoluent, la grille doit être révisée en conséquence.
- Partager un feedback structuré : donner un retour basé sur la grille renforce l’image employeur et la transparence du processus.
Éviter ces erreurs courantes (grille trop lourde, critères mal définis, absence de pondération) transforme la grille d’évaluation comme un véritable outil d’aide à la décision dans le recrutement, et aussi dans le management de vos équipes.
Conclusion : la grille d’évaluation structure et rationnalise vos prises de décision
Recruter sans grille d’évaluation en entretien, c’est comme conduire une voiture de nuit sans phare : on prend des risques inutiles et on se fie à son instinct. À l’inverse, une grille bien construite et bien utilisée sécurise le processus, améliore la qualité des recrutements et facilite l’intégration.
C’est un outil simple, mais puissant : il professionnalise vos pratiques, réduit les biais et aligne le recrutement avec les enjeux réels de l’entreprise.
