Entretien Telephonique Recrutement

Entretien téléphonique de recrutement : les bonnes pratiques !

Un coup de main sur le coup de fil 🤙📞
4.7/5
10 min de lecture
12 juin 2020

Pour une démarche efficiente et orientée candidat, l’entretien téléphonique de recrutement est incontournable. Sa finalité est celle de toute étape de recrutement : prendre une décision objective vis-à-vis d’un candidat et en fonction des référentiels de l’entreprise. C’est pourquoi l’entretien téléphonique est une étape de présélection standardisée, construite autour d’un guide structuré. Les clés de la réussite : suivre le guide, gérer le timing, garder une posture positive… et prendre de vraies décisions !

Cet article confirme que l’entretien téléphonique de recrutement est une bonne pratique… et vous en donne les bonnes pratiques 😄

Table des matières

Faut-il faire un entretien téléphonique de recrutement ?

L’entretien téléphonique de recrutement : c’est quoi au juste ?

Quel que soit son contenu, l’entretien téléphonique de recrutement est une véritable étape de présélection standardisée, et une partie intégrante de la démarche de recrutement. Ainsi, l’entretien téléphonique :

  • est réalisé en phase amont de la démarche de sélection : c’est souvent la première interaction directe, de vive voix, avec le candidat ;
  • sert à la sélection des candidats, avec un référentiel et des questions choisis : ce n’est pas un simple échange de coordination ou « pour prendre la température » ;
  • se déroule suivant un guide structuré, d’une manière similaire d’un candidat à l’autre : ce n’est pas au feeling ni en fonction du candidat.

Un échange de 7 à 20 minutes pour évaluer un premier niveau d’adéquation du candidat avec les référentiels du poste et de l’entreprise. Voilà ce qu’est l’entretien téléphonique de recrutement.

2 raisons de faire un entretien téléphonique de recrutement

Notre article Comment avoir un processus de recrutement performant ? évoquait déjà l’entretien téléphonique. Pour aller plus loin, voici 2 raisons pour lesquelles cette étape sert pleinement les objectifs de la démarche de recrutement.

#1 : L’efficience du recrutement

La réalité du recrutement, c’est que :

  1. C’est comme dans Highlander 🗡: « À la fin, il ne peut en rester qu’un ». Évidemment, on ne parle pas du même type de « sélection » 😄 Autrement dit, une démarche de recrutement est nécessairement performante, au sens où elle est par nature très discriminante. Et oui, quoi qu’il en soit, vous devez passer de 50, 100 voire 200 postulants à 1 seule recrue…
  2. Et à moins d’être à proximité d’un trou noir ⚫, vous ne pouvez pas dilater ou ralentir le temps. Vous avez donc un temps limité à allouer à la démarche. Ainsi, vous allez passer environ 3h en tout et pour tout avec le·s meilleur·s candidat·s… et beaucoup moins avec les autres. Par conséquent, chaque étape doit être pensée et construite comme un vrai révélateur, pour sélectionner fortement dans un temps réduit.

Bien calibré, l’entretien téléphonique est l’étape qui fait passer de quelques (dizaines) de CV retenus à moins de 10 voire moins de 5 candidats pertinents à rencontrer. Par cet échange de quelques minutes sur des fondamentaux, vous évitez des heures d’entretien probablement inutiles… à vous-mêmes, et à beaucoup de candidats.

« L’entretien téléphonique, c’est un synopsis pour le candidat. »

#2 : L’expérience candidat

En général, que faites-vous avant de vous plonger dans un film ou dans un livre ? Vous jetez un coup d’œil à la bande-annonce ou à la 4ème de couverture… ou a minima vous vous fiez à l’auteur, au réalisateur ou au casting. Pour un candidat c’est pareil : il a besoin d’une première prise d’information directe avant de s’engager davantage dans la démarche de recrutement. L’entretien téléphonique, c’est un synopsis pour le candidat :

  • Il lui permet de récolter/confirmer les informations essentielles sur le poste et l’entreprise, et notamment celles qui vont faire sa première décision de poursuivre ou non la démarche. À ce stade, le candidat valide ses attentes primordiales, en particulier sur les modalités et les conditions d’exercice du poste.
  • Il lui donne une première expérience en contact direct avec l’entreprise. Le candidat a un interlocuteur qui est aussi un ambassadeur, un représentant de l’entreprise. Par cette vitrine, il a un accès concret pour toucher du doigt la culture d’entreprise, l’équipe, l’esprit de l’entreprise.

Tout comme vous, le candidat préférera découvrir certaines choses dès l’entretien téléphonique ! Imaginez ce qu’est l’expérience d’un candidat qui apprend seulement lors de la dernière étape du recrutement que son attente de rémunération fixe ou de télétravail ne sera pas satisfaite = il a perdu 3 heures, et vous aussi 😑

Comment mener un entretien téléphonique de recrutement ?

Construire le guide d’entretien téléphonique

Vous êtes peut-être tombé·e sur cet article en recherchant guide entretien téléphonique recrutement sur votre moteur de recherche. Ce qui est déjà bon signe ! 👌 Car cela sous-entend que vous abordez l’entretien téléphonique comme une pratique structurée, avec un outil.

On l’a rappelé plus haut : un entretien de recrutement, ce n’est pas un échange improvisé qui se fait et s’évalue au feeling ! D’où la nécessité d’avoir un guide qui intègre des référentiels.

Voici quelques principes de construction d’un guide dentretien de recrutement téléphonique :

  1. Il doit rythmer l’entretien et prévoir des « portes de sortie ». L’objectif : avoir un échange qui dure entre 7 et 20 minutes selon la pertinence du candidat. Autrement dit, le guide est « minuté », et prévoit des évaluations et des décisions intermédiaires à chaque phase de l’entretien.
  2. Il doit formaliser exactement ou presque les mots et les questions choisis pour cet entretien. C’est par cette standardisation du contenu que l’on s’assure de la fiabilité de l’évaluation. Autrement dit, le guide assure qu’à recruteur différent = même résultat/même décision.
  3. Il doit intégrer tous vos référentiels. Il guide dans l’évaluation de toutes les dimensions, sur le fond, et sur la forme (écoute, énergie, posture, discours, etc.), en indiquant les points d’attention et les critères d’évaluation associés à chaque question.
  4. Il doit être ergonomique. Des éléments de discours, des espaces de prise de notes, des consignes, des cases à cocher… le guide doit être pensé pour faciliter l’usage du recruteur, qui se livre à un exercice déjà complexe.

Sachez que la plus grosse partie du travail concernant l’entretien téléphonique, c’est de construire un bon guide ! Aussi, n’hésitez pas à prendre une ou deux journées pour le créer. Et donc concrètement, qu’est-ce que ça donne ? Voici une structure de guide d’entretien qui fait l’affaire 👌

Introduction (1’)

Préparez une phrase pour vous présenter, citer l’entreprise et le poste, et confirmer que le candidat a bien quelques minutes à vous accorder = Bonjour [Prénom du candidat], je suis [Prénom] de [Entreprise]. Je vous appelle comme prévu suite à votre candidature sur le poste de [Intitulé du poste]. Vous avez bien quelques minutes à m’accorder ?

1ère partie : Validation (5’)

Ici, construisez des questions qui vont vous permettre de valider des éléments essentiels, plutôt de l’ordre des modalités « pratiques » (et même si l’information a été vue dans le CV) :

  • La situation actuelle du candidat, et sa caractérisation.
  • Les activités principales réalisées dans la dernière expérience ou l’expérience en cours.
    • Poser cette question dès maintenant a notamment cette utilité : si vous prenez la 1ère porte de sortie, le candidat n’aura pas (ou moins) la frustration de ne pas avoir parlé de son expérience.
  • Les modalités du poste : la localisation et les éventuels déplacements ; le type de contrat ; le délai de disponibilité minimum ; la rémunération 
    • ❗ Vous ne pouvez sortir d’un entretien téléphonique sans avoir une idée précise de la prétention salariale du candidat.

Porte de sortie n°1

À cet endroit du guide, préparer les 2 types de réponse de « clôture » éventuelle, correspondant aux 2 scénarios suivants :

  • Le candidat n’est pas en phase avec les conditions d’exercice du poste (prétention salariale plus élevé, disponibilité trop tardive, etc.) = une réponse pour clôturer en direct et de vive voix la candidature.
  • Le candidat ne répond pas au référentiel de manière assez flagrante en termes de posture, de discours, d’énergie, etc. = une réponse standard, informant d’un retour sous une semaine.

2ème partie : Parcours & Projection (5’)

Cette phase de l’entretien doit questionner 3 choses :

  • Ce qui attire le candidat sur l’entreprise, et donc son intérêt pour votre structure et son environnement, ainsi que son engagement (selon son niveau d’information).
  • Ce qui attire le candidat dans le poste, et donc ses facteurs de motivation, ses moteurs du quotidien.
  • Ce que le candidat mettrait en avant de son parcours pour ce poste, et donc sa compréhension du poste et de ses enjeux/ses exigences.

Porte de sortie n°2

À cet endroit du guide, préparez la même réponse standard que précédemment (= retour dans une semaine), dans le cas où le candidat n’est pas dans le référentiel du poste, de l’entreprise.

3ème partie : Compétences (5’)

Cette phase de l’entretien doit vous permettre de vous faire une idée sur la compétence du candidat. La réponse à aller chercher : est-ce qu’on ne part pas de trop loin ? Pour ça, déterminez 5 critères sur des compétences fondamentales et définissez les questions qui permettent d’en faire une première évaluation. Par exemple : l’expérience sur telle dimension du poste, la maîtrise d’une langue et/ou d’un outil, la familiarité avec une méthode/un mode de travail, etc.

« L’objectif de l’entretien téléphonique (comme de toute étape de recrutement), c’est de prendre une décision. »

4ème partie : Questions du candidat (3’)

Rappelez-vous : le candidat aussi a une décision à prendre. Il est donc naturel de lui donner l’occasion de poser ses questions… en prenant néanmoins 2 précautions :

  1. Limiter à 2 ou 3 questions, pour rester maître du timing.
  2. Cadrer les réponses, pour éviter de mettre le candidat sur les rails en lui donnant votre grille d’évaluation (sinon, il y a délit d’initié 😏).

Porte de sortie n°3

C’est la fin « naturelle » de l’entretien : reprenez la réponse standard évoquée précédemment.

Synthèse & Décision

Évidemment, l’objectif de l’entretien téléphonique (comme de toute étape de recrutement), c’est de prendre une décision. Aménagez en fin de guide un espace pour résumer les éléments de synthèse négatifs et positifs, et pour acter une décision.

Préparer un entretien téléphonique (recrutement)

#1 : Planifier l’entretien avec le candidat

Il n’y a pas vraiment de bonne raison de joindre un candidat à l’improviste pour réaliser un entretien téléphonique de recrutement. Pourquoi ?

  • Parce ça biaise l’évaluation. À double titre même. D’une part, vous feriez une évaluation contextuelle (alors qu’on cherche l’inverse). Ici, le contexte immédiat du candidat, qu’il n’aura pas choisi, va influencer ses émotions, ses réponses et le déroulé de l’entretien. D’autre part, vous n’évalueriez pas les candidats dans les mêmes conditions (alors qu’on cherche l’inverse). Le candidat est dans un contexte favorable, tant mieux pour lui. Dans le cas contraire, tant pis pour lui. Ce n’est donc pas de cette manière que vous évaluerez la réaction face à l’inattendu (si c’était le but).
  • Parce que ça ne sert pas l’expérience candidat. Figurez-vous que le candidat a une vie en dehors de sa postulation pour votre poste 🙂 Même si dans cette démarche, vous êtes plus en posture client que fournisseur, imposer un échange dans des conditions plus subies que choisies, ce n’est pas mettre le candidat dans les meilleures dispositions. Et le comble de l’erreur d’appréciation : tenir rigueur au candidat (voire recaler le candidat) qui ne répondrait pas. À la rigueur, le candidat pourrait le comprendre… mais aussi légitimement se dire que ce n’est pas très fair.
  • Parce que ce n’est pas efficient. Et oui, cette pratique se heurte à une difficulté : l’indisponibilité potentielle du candidat. Il peut-être en poste, ou simplement occupé à autre chose. Autant s’éviter de « courir » après les candidats par téléphone 📞🏃‍♂️

#2 : Se mettre dans de bonnes conditions

Dit simplement : pour mener un bon entretien, il faut être bien disposé ! Alors, pour la performance de l’échange et l’expérience du candidat, prenez 30 secondes avant chaque entretien pour :

  • déconnecter de la tâche précédente, et vous mettre en condition d’écoute et de concentration pour cette activité-là ;
  • vous dynamiser et sourire, car c’est la seule façon de faire transparaître une énergie positive auprès du candidat ;
  • bien vous installer, votre guide sur un écran, un casque ou des oreillettes sur la tête, dans un lieu où vous ne risquez pas d’être dérangé·e.

Réussir un entretien téléphonique de recrutement

Maintenant, vous êtes prêt·e à mener un entretien téléphonique ! Et vous le serez encore plus quand vous saurez quelles sont, au fond, les 4 conditions de réussite de cet échange ✌

#1 Suivre le guide

Ça semble presque contre-intuitif, et pourtant : l’une des clés, voire la clé de l’entretien téléphonique, c’est la standardisation ! C’est la condition d’une évaluation fiable et équitable. Surtout lorsque l’on sait que :

  1. Tout influence les réponses du candidat (les mots, les intonations, l’énergie etc.).
  2. Les seuls référentiels qui comptent, c’est ceux de l’entreprise (et surtout pas ceux du recruteur).
  3. C’est un exercice complexe, et toute l’attention du recruteur doit être portée sur son écoute active et son analyse (pas sur ce qu’il doit dire).

= Formaliser un guide précis et le suivre… au mot près. Et oui ! C’est de cette manière que le résultat de l’entretien dépend d’une évaluation objective par rapport aux référentiels de l’entreprise, et non du recruteur.

#2 Gérer le timing

Un entretien téléphonique a une durée limitée, pour toutes les raisons évoquées précédemment (équité dans l’évaluation, ressources limitées, etc.). D’autant plus qu’il ne s’agit pas de recruter sur un échange ! Cette étape, c’est un premier test de compatibilité « de base »… vous aurez tout le loisir de rentrer plus profondément dans vos référentiels lors des étapes suivantes.

À vous de maintenir l’efficience de l’entretien téléphonique, en rythmant l’échange, en vous tenant au cadre. Et vous avez peut être un autre entretien à mener juste après… autant éviter d’être en retard. Le seul pas de côté que l’on peut se permettre : prendre 2 ou 3 minutes de plus pour séduire encore plus un candidat que l’on juge exceptionnel à ce stade 👍

#3 Garder une posture positive

Avoir une posture positive, c’est 2 choses :

  • Montrer de l’enthousiasme (sans être survolté·e), avec un ton dynamique, avenant, et avec du sourire !
    En bref, diffuser des good vibes.
  • Faire passer un bon moment au candidat (au-delà de l’évaluation que l’on a) = de l’empathie, de la compréhension.
    En bref, développer son capital sympathie.

#4 Prendre des décisions

C’est la finalité : prendre une décision. Et même des décisions, puisque l’entretien téléphonique, c’est une suite d’évaluations et de décisions intermédiaires. Et être décideur·se, c’est :

  • Prendre des décisions ! Sans blague 😅. Autrement dit
    • on ne procrastine pas : on ne repousse pas la décision, et on prend les portes de sortie si c’est justifié ;
    • « à voir« , ce n’est pas une décision, et en général, quand il y a un doute, il n’y a pas de doute.
  • Objectiver ses décisions ! Qu’est-ce qui nous fait rationnellement dire que le candidat est ou n’est pas dans le référentiel de l’entreprise ? Il n’y a pas de feeling, ni rien de personnel là-dedans.

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Article rédigé par L’équipe Talent Program
L’équipe Talent Program se mobilise depuis toujours pour la croissance des entreprises. Elle apporte son aide aux entreprises ambitieuses qui exigent le meilleur de leurs (nouveaux) collaborateurs 💪 Toutes ses méthodes ont été testées et génèrent de vrais résultats ! 🔥

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